Quais os documentos necessários na hora de abrir uma empresa?

Ter o próprio negócio é um objetivo que faz parte dos planos de muitos empreendedores. A maior dificuldade não está em ter uma boa ideia para empreender, ou realizar o trabalho em si, e sim na parte burocrática que envolve o início desse empreendimento. A maior parte das pessoas não tem o conhecimento necessário e, às vezes, não tem acesso às informações adequadas para começar a realizar essas etapas.

Mais do que ter uma excelente ideia de negócio e o capital necessário para iniciar essa empreitada, o preparo burocrático e jurídico é vital para iniciar esse processo. Sendo assim, é muito importante que o empresário conheça todos os documentos necessários para que não aconteçam atrasos no processo, ou para que, no futuro, o negócio não sofra consequências da ausência de algum alvará ou licença que deveria ter sido obtido.

Por esse motivo, preparamos esse artigo para te auxiliar nesse processo, com todos os documentos necessários para a abertura da sua empresa, a utilidade de cada um e de que maneira que eles devem ser obtidos. Tenha em mente que algumas informações podem mudar de acordo com o município e com o tipo de negócio, por esse motivo é sempre importante se informar com os órgãos responsáveis da sua região.

Documentos necessários para abertura da empresa

Antes de começar, tenha em mente o tipo jurídico do seu negócio, isso te ajudará a determinar os documentos que serão necessários durante o processo de abertura.

?? Os tipos existentes são os seguintes:

?️Microempreendedor Individual (MEI): regime para profissionais autônomos, permite a contratação de apenas um funcionário recebendo um salário mínimo ou no piso da categoria o que for maior.

?️Empresário Individual (EI): o empreendedor não tem personalidade jurídica, dessa forma, o seu CNPJ serve somente para fins tributários e fiscais.

?️Empresa Individual de Responsabilidade Limitada (EIRELI): Nessa modalidade, o capital pessoal e da empresa é separado (limitado).

?️Sociedade Simples (SS): Possui mais de um sócio, tendo eles as mesmas funções. Nesse caso, é necessário realizar o Registro Civil de Pessoas Jurídicas (RCPJ).

?️Sociedade Empresária Limitada (Ltda): É usada em sua maioria quando há a produção de bens ou fornecimento de serviços, e existe a diferenciação das responsabilidades dos sócios.

Principais documentos e locais para aquisição

Documentos Pessoais

O primeiro passo é ter todos os documentos pessoais em ordem. Tenha em mãos todos os seus documentos atualizados e em bom estado, afinal você é o fundador da sua empresa e faz parte dela.

Veja abaixo a lista de documentos:

✔️Cópia autenticada do RG (Registro Geral);

✔️Cópia simples do CPF (Cadastro de Pessoa Física);

✔️Certidão de Casamento se for casado. Se for solteiro, Certidão de Nascimento atualizada;

✔️Carteira do órgão regulamentador (como Ordem dos Advogados do Brasil, Conselho Regional de Contabilidade, Conselho Regional de Engenharia e Arquitetura, entre outros);

✔️Cópia simples do comprovante de endereço residencial atual;

✔️Última declaração do IR (Imposto de Renda).

Contrato Social

O Contrato Social é uma espécie de Certidão de Nascimento para o seu negócio. Ele é indicado para empresas onde duas ou mais pessoas pretendem formar uma sociedade e nele devem constar todas as informações desses respectivos sócios, como os documentos pessoais que citamos no item anterior, e os dados específicos da empresa, como o seu capital inicial, o ramo de atuação, as responsabilidades de cada sócio, etc.

O objetivo do Contrato Social é formalizar o cadastro no CNPJ (Cadastro Nacional de Pessoa Jurídica). Se for uma Sociedade Simples, o registro pode ser feito em um Cartório de Registro de Pessoas Físicas, caso contrário, o registro é feito na Junta Comercial.

Em geral, a sua elaboração é de responsabilidade de um advogado devidamente habilitado, mas no caso das micro e pequenas empresas, não é necessária a assinatura do profissional.

Veja a seguir as informações que devem constar no documento:

✔️Qualificação de cada sócio da empresa: nome, nacionalidade, estado civil, profissão, endereço, número do RG, órgão expedidor e CPF.

✔️Caso outra organização faça parte da sociedade: nome da sociedade, endereço, número de identificação de Registro de Empresas (NIRE) ou do Cartório, data do registro e o número do CNPJ.

✔️Nome da empresa;

✔️Objetivo da união destes sócios, serviços serão prestados ou produzidos pela empresa;

✔️Determinação do prazo da sociedade;

✔️Sede e foro: endereço da sede da empresa e filiais, devendo constar a rua ou avenida, o número, o ✔️Bairro, a Cidade e o Estado;

✔️O capital da sociedade em moeda corrente;

✔️As quotas destinadas aos sócios e como estão realizadas;

✔️Em casos de lucros e/ou perdas e nas obrigações sociais, quais serão as responsabilidades dos sócios.

Registro na Junta Comercial

O Registro na Junta Comercial serve para que a sua empresa passe a existir oficialmente. Esse cadastro é feito para empresas que são prestadoras de serviços ou fabricante de produtos, para que os impostos devidos possam ser cobrados e o negócio possa funcionar regularmente. A fiscalização é constante e o comerciante é cobrado anualmente para que seja feita a manutenção do registro.

Para realizar o cadastro, o empresário deve comparecer ao órgão responsável com os seguintes documentos:

✔️Contrato social impresso em três vias, rubricadas e assinadas por todos os sócios de acordo com o RG;

✔️Realizar os cadastros necessários na Receita Federal e na Junta Comercial;

✔️Duas cópias autenticadas do RG e CPF de cada sócio;

✔️Uma cópia autenticada do comprovante de residência de cada sócio. Atenção, é necessário que esse comprovante tenha sido emitido há, no máximo, três meses;

✔️Requerimento padrão (Capa da junta comercial) em uma via;

✔️Ficha de Cadastro Nacional modelo 1 e 2 em uma via;

✔️Capa do IPTU da sede da empresa;

✔️Pagamento dos guias de recolhimento de taxas – os DARFs.

Com o NIRE (Número de Identificação do Registro de Empresa), que é o comprovante que o registro foi feito adequadamente na Junta Comercial, o empresário já está pronto para ir para a próxima etapa, que é a solicitação do CNPJ.

Cadastro Nacional de Pessoa Jurídica

O processo de solicitação do CNPJ é todo feito pela internet, pelo portal da Receita Federal. Por esse cadastro, a Receita Federal pode identificar empresas e organizações e monitorar todas as atividades financeiras da mesma. Comparativamente, o CNPJ é como o CPF, pois por meio dele abrimos contas em banco, conseguimos cartões de crédito, realizamos a declaração de imposto de renda, etc. O mesmo acontece com o CNPJ. Ele é composto por diversas informações, como:

✔️Número de inscrição do CNPJ;

✔️Data de abertura do negócio;

✔️Nome Empresarial (o nome jurídico da empresa);

✔️Nome Fantasia (o nome pelo qual todo mundo conhece a empresa);

✔️Descrição das atividades econômicas (principal e secundárias);

✔️Código e descrição da natureza jurídica;

✔️Endereço da sede da empresa;

✔️Informações de contato;

✔️Situação cadastral (ativa ou inativa).

Para efetuar o cadastro, é necessário comparecer na Receita Federal do Município com os documentos pessoais dos sócios, comprovante de residência, endereço de onde o negócio será estabelecido e o contrato social, que deve ser registrado de acordo com o tipo de empresa:

✔️Sociedade simples limitada: contrato social com RCPJ;

✔️Sociedade simples pura: contrato social com registro no RCPJ ou na OAB (válido para sócios advogados);

✔️Microempreendedor individual (MEI): CPF, título de eleitor e número de registro da última declaração do imposto de renda realizada;

✔️Sociedade anônima (S/A): estatuto e ata de assembleia de constituição, com registro na junta comercial (JC);

✔️Empresário individual: requerimento de empresário com registro na Junta Comercial;

✔️Empresa individual de responsabilidade limitada (Eireli): ato de constituição registrado no RCPJ ou JC.

Alvará de Funcionamento

Para que o estabelecimento possa funcionar e exercer todas as suas atividades legalmente, é necessário obter uma licença no município. Essa licença é o Alvará de Funcionamento e costuma ser solicitado na prefeitura de cada município, sendo que o processo para a sua obtenção pode mudar de acordo com a legislação de cada cidade.

Dependendo da categoria do negócio, diversas secretarias podem estar envolvidas no processo de formalização da empresa, como Secretaria de Saúde, de Planejamento, do Meio Ambiente, do Desenvolvimento Econômico, entre outras. Se você fez um Plano de Negócios, saberá exatamente quais Secretarias consultar. Caso contrário, entre em contato com a prefeitura do seu município.

Os documentos que costumam ser solicitados são os seguintes:

✔️Análise de logradouro já aprovada;

✔️Formulário da prefeitura;

✔️Cópia autenticada do Cadastro Nacional de Pessoa Jurídica;

✔️Cópia autenticada do Contrato Social;

✔️Laudo dos órgãos de vistoria, quando necessário ao negócio.

OBS. No caso dos Laudos de Vistoria, cada caso deve ser analisado individualmente para identificar os laudos necessários.

Inscrição Estadual

A Inscrição Estadual é o registro oficial da empresa, e caso não seja feita, a empresa poderá ser fechada. Além disso, por meio do seu registro, o negócio também terá o seu cadastro realizado no ICMS (Imposto sobre Circulação de Mercadorias e Serviços) para que a empresa esteja habilitada para vender produtos dentro do território nacional.

Essa inscrição costuma ser feita na Secretaria do Estado da Fazenda, mas em alguns Estados é possível realizar esse registro no momento em que é realizado o cadastro no CNPJ, em razão de um convênio com a Receita Federal. Esse documento é obrigatório para todas as empresas do ramo de comércio, indústria e prestação de serviços de comunicação.

Além do recolhimento das taxas, os documentos que são solicitados são os seguintes:

✔️DUC (Documento Único de Cadastro), impresso em três cópias;

✔️DCC (Documento Complementar de Cadastro), apenas uma cópia;

✔️Comprovante de endereços de cada um dos sócios participantes, original ou autenticada;

✔️Cópia autenticada do documento relativo ao uso do imóvel, podendo ser o contrato de locação doação ou escritura pública;

✔️Número do cadastro fiscal do contador responsável pela sua empresa;

✔️Comprovante de contribuinte do ISS (Imposto Sobre Serviços) para as empresas que irão prestar serviços para o seu negócio;

✔️Certidão simplificada da Junta Comercial para empresas que foram registradas há mais de três meses;

✔️Cópia do ato constitutivo;

✔️Cópia do CNPJ;

✔️Cópia do alvará de funcionamento; e

✔️RG e CPF dos sócios.

Em até 30 dias após o início das atividades da empresa, deve ser realizado também o cadastro na Previdência Social, mesmo que não tenha nenhum funcionário contratado ainda.

Inscrição Municipal

A Inscrição Municipal também se trata de uma permissão para o funcionamento do negócio. Em empresas de ramos específicos, ela também pode ser conhecida como Cadastro Mobiliário, Inscrição Municipal, CCM (Cadastro do Contribuinte Mobiliário), Alvará e outras denominações, dependendo do ramo de atividade, mas todas elas se tratam da mesma Inscrição Municipal.

Ela identifica o contribuinte no Cadastro Tributário Municipal e é diretamente responsável pelo ISS (Imposto Sobre Serviço), sendo exigido para todas as empresas que prestam qualquer tipo de prestação de serviço. O número de inscrição constará no Alvará, e deve ser mantido em local visível na empresa.

Mas qual a necessidade?

✔️Possibilidade de emissão de nota fiscal;

✔️Enquadramento no Simples Nacional

✔️Só é possível realizar a solicitação de Alvará, com o cadastro Municipal.

Em algumas cidades é possível fazer o preenchimento dos formulários online e gratuitamente, mas em outros é necessário comparecer à Prefeitura da cidade. Via de regra, as prefeituras solicitaram o contrato social, o cartão CNPJ, além dos documentos (RG E CPF) e comprovantes de endereço dos sócios.

A principal diferença entre a Inscrição Municipal e a Estadual, além de uma estar vinculada ao município e a outra ao Governo Estadual, é a de que a Inscrição Municipal é obrigatória para todos os negócios, enquanto a Estadual é voltada para quem exerce o comércio.

Alvará do Corpo de Bombeiros

Esse documento identifica se o local onde a empresa será instalada está de acordo com a legalização necessária para emergências, sendo uma permissão para funcionar de acordo com as especificações estipuladas pela legislação.

A função do Alvará dos Bombeiros e garantir que todo o local está equipado adequadamente em caso de um possível incêndio, para que o combate seja realizado de forma efetiva e para que a segurança dos presentes seja assegurada com saídas de emergência.

Se o seu negócio lida com grande circulação de pessoas, seja de uso coletivo, utilize materiais inflamáveis, entre outras especificações, o alvará é obrigatório.

Para solicitar o alvará, é realizada a cobrança de uma taxa, que pode variar de acordo com o município e com o ambiente a ser vistoriado. Em algumas cidades, é possível simular o valor da taxa pelo site dos Bombeiros, com base na área do imóvel. Também é possível, em alguns lugares, solicitar pela internet, mas caso a opção não esteja disponível, será necessário comparecer à corporação.

Antes de solicitar, verifique quais são as recomendações de segurança para o seu estabelecimento, como por exemplo:

✔️Instalação de extintor de incêndio de pó ABC em local de fácil acesso para todos que utilizem o ambiente;

✔️Utilização de cilindros de GLP com válvulas de segurança, como P-13 kg;

✔️Não usar mais de um cilindro GLP ao mesmo tempo;

✔️O cilindro deve estar posicionado em um local ventilado, com mangueira e registro certificado pelo INMETRO, com a duração válida.

Alvará da Vigilância Sanitária

Todas as empresas que possuem atividades ou equipamentos de interesse da saúde devem solicitar o CMVS (Cadastro Municipal de Vigilância em Saúde). Negócios como restaurantes, farmácias, produtos de saúde, alimentos e cosméticos, devem estar em conformidade com o órgão.

Os responsáveis por essa licença podem ser:

✔️Secretaria Municipal de Saúde: responsável pelos estabelecimentos ligados a saúde cuja autoridade de licença foi transferida para o Município ou empresas que manipulem alimentos.

✔️ANVISA: responsável por farmácias, indústria, drogarias, transporte, importação e distribuição de cosméticos, entre outros.

✔️Secretaria de Estado de Saúde: refere-se a laboratórios, clínicas, hospitais, hemocentros, distribuidores de cosméticos e medicamentos, entre outros.

Para adquirir o CMVS, o empresário deve abrir um requerimento e declarar que seu estabelecimento e suas atividades estão de acordo com todas as normas sanitárias e a legislação vigente. Em até 30 dias após a abertura da solicitação, o comerciante receberá a visita das autoridades sanitárias sem data ou hora marcadas, onde todos os critérios físicos, de manipulação, a rotina, os cadastros etc.0, serão analisados.

Caso alguma irregularidade seja encontrada, o empresário será autuado e receberá orientações. Isso pode acarretar a interdição da empresa, apreensão das mercadorias e dos equipamentos e até multa, variando de acordo com o caso e com a gravidade das infrações. As regras costumam ser bem rígidas com as empresas que manuseiam e armazenam alimentos.

Licença Ambiental

A Licença Ambiental é um documento emitido pelo órgão ambiental com todas as condições, regras e medidas de controle que a sua empresa deve seguir.

São avaliadas características como:

✔️Emissões atmosféricas;

✔️Potencial de Geração de líquidos poluentes;

✔️Resíduos Sólidos;

✔️Emissão de Ruídos;

✔️Risco potencial de explosões e incêndios;

✔️Entre outros.

O empresário deve entrar em contato com o órgão licenciador, expor a situação da empresa, e assim receberá a orientação sobre qual o tipo de licença mais adequado para o seu negócio, podendo ser:

✔️Licença Prévia – LP: Ela deve ser solicitada durante o planejamento da instalação, alteração ou ampliação da atividade. Ela avalia a viabilidade da obra, mas não a autoriza, efetivamente.

✔️Licença de Instalação – LI: Ela autoriza a construção do empreendimento.

✔️Licença de Operação – LO: Ela confirma que todas as normas foram seguidas durante o projeto e construção e autoriza o início das atividades.

Determinado o tipo de licença, o empresário fará o requerimento nos órgãos responsáveis, que segue as seguintes etapas:

I – Análise dos documentos encaminhados;

II – Vistoria técnica;

III – Emissão do Parecer Técnico concedendo ou não a licença;

IV – Emissão da Licença;

V – Publicação.

Cadastro na Previdência Social

Com o Alvará de Funcionamento em mãos, a sua empresa já pode iniciar as atividades. Mas o Cadastro na Previdência Social é um passo muito importante e não pode ser deixado de lado. Mesmo sem possuir funcionários, o empreendedor deve realizar o cadastro e colher os tributos.

Para realizar essa etapa, basta ir até uma agência da Previdência e requisitar o cadastro da empresa e de seus responsáveis legais, em até 30 dias após o início das atividades.

Instrumentos Fiscais

Na prefeitura de cada município, o empresário realizará a solicitação para autorização de emissão de notas fiscais e para autenticação dos livros fiscais. Esse é um passo muito importante, pois a emissão de notas é vital para as empresas.

Qual será o custo para abrir uma empresa?

Existem custos gerais que valem para todos os casos, mas parte da documentação varia de acordo com as especificidades de cada empresa, levando em conta o seu ramo de atividade, o município de origem, o tipo jurídico do empreendimento etc. O mesmo ocorre com as despesas para o processo da documentação.

Tenha em mente que algumas documentações, são gerais, como as que vimos aqui, basta verificar com o órgão responsável a tabela de preço das tarifas correspondentes, mas considere os seguintes custos:

✔️DARE (Documento de Arrecadação de Receitas Estaduais);

✔️DARF (Documento de Arrecadação de Receitas Federais);

✔️A taxa cobrada pela Junta Comercial do seu Estado;

✔️Taxas de Alvarás, registros, inscrições, licenças específicas e demais documentos vistos aqui;

✔️Cópias simples e autenticadas de todos os documentos;

✔️Taxas relativas ao tipo de empresa;

✔️Tributos definidos pelo Regime Tributário;

✔️Capital Social;

✔️Custos fiscais;

✔️Documentação e procedimentos na Junta Comercial, prefeitura, estado, órgãos de vistoria, conselhos de classe etc.;

✔️Demais despesas extras para o efetivo início das atividades da empresa.

Vantagens de obter toda a documentação

Manter a sua empresa com todos os documentos em dia só trará vantagens para o seu negócio. Embora o processo burocrático seja muito cansativo e, em alguns casos, um pouco longo, manter a sua empresa na legalidade te privará de problemas futuros que podem encerrar suas atividades de maneira definitiva, além de incidir em multas e penas pecuniárias altíssimas.

Além de poder realizar as suas atividades tranquilamente, muitos outros benefícios podem ser listados, como veremos a seguir:

✔️Obter benefícios exclusivos para pessoas jurídicas nos bancos, como empréstimos e financiamentos, além de taxas especiais para empresas;

✔️Valorização da imagem do seu negócio e auxiliando no seu valor no mercado, afinal o CNPJ confere profissionalismo e seriedade ao seu negócio;

✔️Chance de participar de licitações e concorrências nos órgãos públicos e governamentais;

✔️Possibilidade de realizar comércio em âmbito internacional;

✔️Assegurar o direito à Previdência Social;

✔️A emissão de notas fiscais, gera confiança para clientes e fornecedores. Além disso, sem nota fiscal, a empresa perde muitas oportunidades de negócio;

✔️Possibilidade de contratação de funcionários e colaboradores;

✔️Estar de acordo com as todas as normas e legislações municipais e estaduais e em caso de fiscalização, não sofrer sansões ou multas;

✔️Regularidade com a Receita Federal;

✔️Maior gama de fornecedores, pois algumas empresas só fornecem insumos para negócios que estejam 100% de acordo com todas as normas.

Conclusão

Para funcionar legalmente, o seu negócio precisa estar registrado e licenciado nos órgãos e secretarias responsáveis, e munido de todos os documentos que citamos nesse artigo. Todo o processo de obtenção de licenças, documentos, autorizações e alvarás pode ser exaustivo e em alguns casos, muito confuso. Sendo assim, se você sentir a necessidade, busque a ajuda de um profissional para que toda essa etapa ocorra de maneira rápida, sem erros e da maneira mais assertiva possível. De qualquer maneira, talvez você precise da ajuda de um advogado para a confecção do Contrato Social da sua empresa.

Neste artigo, você pode conhecer todos os principais documentos no processo de abertura da sua empresa, suas definições e respectivas utilidades. Além disso, pode aprender a maneira correta de realizar cada solicitação nos órgãos responsáveis.

Esperamos que este conteúdo tenha ajudado no esclarecimentos dos principais documentos e onde podem ser adquiridos para a abertura de uma empresa. Confira também outros conteúdos disponíveis neste canal e nas nossas redes socais. Desejamos sucesso e até a próxima!