O que preciso saber antes de abrir minha empresa?

Para saber qual é o seu caso, defina de onde está saindo antes de saber onde quer chegar. Isso envolve ter conhecimento sobre os aportes iniciais, as condições de funcionamento, as necessidades de montagem de equipe e locação de imóveis, além de todas as questões documentais da abertura de uma empresa.

Empreender exige coragem e, também, disciplina para que os passos a seguir sejam dados de forma cautelosa e, em especial, racionalmente. Os sonhos do empresário vão mover suas atividades, mas não podemos deixar com que toda a ideia do negócio fique apenas no plano das ideias. Por isso, antes de abrir a empresa, lembre-se que o caminho não vai ser fácil, mas poderá ser proveitoso para quem se prepara adequadamente.

Esses itens são imprescindíveis para que a nova empresa esteja de acordo com o que você espera e não só ao que você idealiza, acrescendo ainda as expectativas do mercado em que vai atuar.

Ainda que empresas, sociedades, pontos comerciais possam ser fechados, por inúmeros motivos, o ato de empreender é, geralmente, um caminho sem volta: quem dá os primeiros passos rumo à autonomia da carreira dificilmente vai sentir vontade de voltar ao mercado de trabalho como funcionário.

Por isso, disciplina e aprendizado constante são as chaves para que abrir uma empresa pareça, cada vez mais, a decisão certa a ser tomada.

Após colocar no papel o modelo de negócio adequado para que seus objetivos empresariais sejam atingidos, é preciso formalizar sua decisão de se tornar um empreendedor. Isso significa validar o levantamento de informações que você coletou através do real funcionamento daquilo que, antes, era apenas uma ideia.

A formalização de uma empresa acontece através de seu registro em uma junta comercial, com a documentação necessária para receber seu cadastro nacional de pessoa jurídica – conhecido como CNPJ.

Cada tipo e porte de empresa precisa apresentar documentos diferentes para sua formalização.

O MEI, por exemplo, pode formalizar a empresa na internet, uma vez que o processo de registro é eletrônico. Para isso, é preciso ter CPF e ser maior de 18 anos. Um microempreendedor formalizado como MEI recebe um CNPJ e uma Inscrição Municipal, podendo, com esses cadastros, emitir notas fiscais. Um dos benefícios dessa modalidade é o pagamento de impostos reduzidos dentro de sua atividade-fim.

Já a microempresa, para sua abertura, exige alguns documentos pré-estabelecidos dentro da comarca de sua atuação. No Brasil, por exemplo, exige-se registro na prefeitura ou administração regional da cidade de funcionamento para que o governo conceda o cadastro ao empresário. 

Cada atividade tem suas particularidades na apresentação dos principais documentos de formalização, podendo ser necessários relatórios de órgãos fiscalizadores, dependendo do ramo em questão.

Cada estado da federação brasileira tem suas próprias leis de abertura de empresa, mas a formalização é relativamente igual em todos eles. Documentos pessoais dos sócios também serão solicitados para o início das atividades. O melhor a se fazer é dispor da ajuda de um profissional de contabilidade, que conhece as regras de cada localidade de maneira minuciosa e pode ajudar o empreendedor na formação de seu dossiê para formalização empresarial.

Para o mercado, pode-se estabelecer o chamado “nome fantasia”, que é a marca de determinada empresa. Nesse exemplo, o nome fantasia poderia ser “Infotech”, “CSI” ou qualquer outro que permita a melhor aproximação entre empresa e seus clientes.

O mais importante é já ir à junta comercial sabendo se tanto a razão social quanto o nome fantasia podem ser tomados, ou seja, se não existe nenhuma outra empresa que os tenha registrado antes.

Em caso de empresas com mais de um sócio, é preciso que o interesse de cada parte esteja descrito no contrato, inclusive no que tange à integralização das cotas e investimentos prévios feitos por cada um dos fundadores.

No ato do registro, documentos dos sócios, como carteira de identidade, certidão de casamento ou nascimento e comprovante de residência, precisam ser apresentados.

Na junta comercial também é necessário realizar o preenchimento de formulários que dizem respeito às leis do estado de residência dos sócios, ou funcionamento das atividades, para a abertura e formalização da empresa.

Vale lembrar que o MEI não precisa ir a uma junta comercial para registrar sua empresa, uma vez que tal etapa é concluída no ato do cadastro online do CNPJ.

Alvarás são documentos, geralmente concedidos pela prefeitura, que viabilizam de maneira regular as atividades de uma empresa. O de funcionamento, por exemplo, é expedido pela Secretaria Municipal da Produção, Indústria e Comércio, autorizando que uma empresa relacionada a essas atividades funcione, de acordo com o modelo apresentado e a autorização solicitada.

O alvará de localização atende aos mesmos princípios, dando aval à empresa em se estabelecer em determinado ponto da cidade. Sua lei correspondente é a número 12/75.

Ambos dão o parecer, à sociedade, de que o empreendimento em questão tem infraestrutura adequada para atuar em seu ramo de atividade.

Cada cidade tem suas próprias regras quanto à instalação de novos negócios por suas ruas. Esse conjunto de normas é chamado Plano Diretor. Para tirar um alvará de localização, o primeiro passo é saber se seu empreendimento se adequa ao que a prefeitura estabelece, dentro de sua área de atuação.

Por exemplo: alguns pontos tombados pelo patrimônio histórico tem restrições de atuação comercial. Uma casa pode servir para uma loja, mas não para um salão de beleza. Saber se é o caso demanda uma pesquisa, e a consulta pode ser feita diretamente na prefeitura do município, disponibilizando dados como o endereço pretendido, o ramo de atividade e o horário de funcionamento.

O CNPJ, Cadastro Nacional de Pessoa Jurídica, é o número de registro de uma empresa, para todos os fins: fiscal, tributário, jurídico, bancário... é como se fosse, em termos simples, a carteira de identidade do empreendimento.

Esse número é liberado pela Secretaria da Fazenda de cada estado, sendo considerado o registro formal empresarial junto à Receita Estadual. Com ele é possível fazer negócios em todo território brasileiro.

Toda empresa, para existir formalmente, precisa ter um CNPJ. Para consegui-lo, é preciso emitir a Inscrição Estadual, seja pela internet, quando a categoria é MEI ou o estado disponibiliza esse canal para envio de documentos, seja na própria Secretaria de Fazenda. 
 

Para solicitar um alvará de funcionamento é preciso ter em mãos os documentos básicos da empresa, como o contrato social, a declaração de empresa, o número do CNPJ e o ISSQN para empresas prestadoras de serviço. Além disso, é preciso ter, também, o APPCI, Alvará de Prevenção e Proteção Contra Incêndios. Quem emite esse documento é o Corpo de Bombeiros, após vistoria local.

Há também a documentação específica para profissionais autônomos e liberais que queiram expedir um alvará de funcionamento. No caso de autônomo sem curso superior, apresenta-se a carteira de identidade, o CPF, a declaração de profissional autônomo e a APPCI. Os liberais com curso superior fornecem a carteira de identidade do Conselho Profissional, o ISSQN, a declaração de profissional autônomo e o APPCI.

Se a empresa que você quer formalizar tem, em suas atividades, fatores de risco – direto ou indireto – à saúde, seja de quem consome o produto ou trabalha com ele, é preciso ter a autorização de funcionamento expedida pela vigilância sanitária.

A licença é conhecida das empresas do ramo alimentício, que não podem abrir as portas sem ter realizado vistorias e estiver com seu cadastro de autorização atualizado. Os órgãos públicos que podem emiti-la são Anvisa, Agência Nacional de Vigilância Sanitária, Secretaria de Estado de Saúde e Secretaria Municipal de Saúde.

Para obter a licença é preciso levar a documentação empresarial a um desses órgãos e solicitar vistoria e conferência das condições de trabalho. É de responsabilidade da Vigilância Sanitária fiscalizar os estabelecimentos que recorrem à visita. Não obter a licença sanitária, quando necessário, pode resultar em multa e/ou autuação das atividades, de imediato.

É preciso, portanto, procurar a Vigilância Sanitária do seu município e preencher formulários solicitados pela prefeitura, além de apresentar o contrato social, registrado na junta comercial, cópia de firma individual, em caso de micro e pequena empresa, e cópia do CNPJ. Toda a documentação deve ser devidamente protocolada para que o município se encarregue de vistoriar o estabelecimento da empresa.

Assim como a licença sanitária, a ambiental é fundamental para que empresas que podem oferecer riscos, diretos ou indiretos, ao meio ambiente, como de poluição ou desmatamento, possam funcionar. Portanto, o órgão responsável por emitir essa licença é, invariavelmente, relacionado ao meio ambiente.

Alguns exemplos de empresas que precisam apresentar licença ambiental com vistorias atualizadas, de acordo com o Conselho Nacional de Meio Ambiente, são as indústrias metalúrgicas, de produtos minerais e não metálicos, as de extração e tratamento de minerais, a indústria mecânica e de materiais de transporte, elétrico, eletrônico e de comunicações. 

A licença ambiental para pleno funcionamento também deve ser concedida à indústria de madeira, de papel e celulose, de borracha, de couros e peles e química, obras civis e negócios de agropecuária em geral. Empresas que trabalham com a produção de matéria plástica, têxtil, de vestuário, calçados e artefatos, além das indústrias de produtos alimentares, bebidas e fumo, produção de asfalto, concreto e galvanoplastia, precisam desse documento para funcionar.

A licença ambiental é emitida em três etapas, sendo a primeira a de Licença Prévia, quando o órgão ambiental vistoria o estabelecimento, mediante solicitação via documentação e pagamento de taxa, que é autorizada ainda na fase preliminar de planejamento da empresa. Ela vale por quatro anos e precede a Licença de Instalação, que é o documento oficial a avalizar a implantação da empresa. Essa tem validade de seis anos.

Por fim, os órgãos ambientais concedem às empresas dos ramos de atividades listados acima a Licença de Operação, que garante a plena execução das tarefas. Essa licença precisa ser renovada a cada quatro anos, mediante novas vistorias e fiscalizações.

Se você não tiver intenção de trabalhar sozinho, por conta própria, ou seu modelo de negócios não viabiliza essa escolha, uma de suas prioridades deve ser na montagem da equipe que vai trabalhar pela empresa.

É preciso escolher as pessoas mais qualificadas para cada área disponível, visando o sucesso do empreendimento a curto, médio e longo prazo. Para isso, é preciso ter em mente dois pontos de partida:

A montagem de um bom time vai depender, basicamente, desses dois fatores. Para isso, invista em um processo seletivo assertivo, de qualidade, que pode ser feito através de uma empresa especializada de recursos humanos. Na sequência, saiba valorizar o trabalho de cada profissional de acordo com sua capacidade de execução.

Um cargo de diretoria, por exemplo, não pode ser ofertado com o mesmo plano salarial de uma vaga de estágio. É preciso ser realista na distribuição dos salários para que os nomes mais desejados do seu mercado cheguem até sua empresa.

A próxima rodada é a de provas técnicas, dinâmicas e entrevistas, quando quaisquer dessas alternativas forem necessárias. Para não se perder nos detalhes, contrate uma empresa de RH especializada em seleções para ajudar sua empresa a escolher os melhores nomes, a partir dos objetivos do negócio e especificidades de cada vaga.

Durante essa etapa, seja claro em relação às necessidades de empresa, possibilidades de pagamento, valores e crenças empresariais e possíveis regras de conduta. Essas informações precisam estar alinhadas antes de qualquer contratação.

Ao selecionar, evite demitir rápido: um funcionário que foi escolhido precisa, necessariamente, estar apto para aquela vaga. Se não estiver, o erro não é dele, e sim dos recrutadores. Ao demitir pessoas, todo o investimento feito pela empresa por ela vai abaixo, incluindo as horas de treinamento, quando necessário.

A contratação de novos funcionários é um processo burocrático à empresa, já que é preciso assinar a carteira de trabalho do profissional e contatar empresas de benefícios, como de vale-alimentação, vale-transporte e plano de saúde, para avisar sobre o novo membro da equipe.

A princípio, é preciso estabelecer se a contratação vai se dar com ou sem experiência de trabalho, que, no Brasil, gira em torno de três meses. O contrato de experiência é o que permite ao colaborador desligar o funcionário ao fim desse período, apenas pagando o proporcional tributário de 13o e férias, caso o colaborador não cumpra os objetivos estabelecidos pela empresa no ato de sua contratação.

Para contratos longos de trabalho é preciso submeter o funcionário ao exame médico, cujo laudo vai constar do dossiê da nova parceria, e preenchimento da carteira de trabalho. Realizar essa parte com a ajuda de um contador é sempre melhor, visto que a contabilidade é a área mais atualizada da empresa quanto às flutuações de regras trabalhistas.

A Lei Geral, criada pela Lei Complementar Federal 123/2006, tem como finalidade simplificar e tratar de maneira diferenciada as micro e pequenas empresas, através de prerrogativa da Constituição Federal. Essa lei também é chamada de Estatuto Nacional da Microempresa e da Empresa de Pequeno Porte.

O principal objetivo da Lei Geral é ajudar a micro e pequena empresa a se desenvolver de maneira competitiva, podendo ser uma iniciativa capaz de gerar empregos, distribuir renda e se tornar atrativa, também, do ponto de vista da inclusão social. Para isso, é preciso é preciso que a informalidade seja reduzida, uma vez que o trabalho ofertado por uma empresa informal passa essa condição a seu empregado.

Com mais empresas formais, mais chances a economia tem de se fortalecer. A Lei Geral visa, por meio dessa regularização, distribuir benefícios e classificar os negócios com base em sua receita bruta anual para fins tributários. Assim, temos:

Micro e pequenas empresas têm tratamento diferenciado por parte do governo, que criou dispositivos de facilitação tributária e de orientação empresarial para auxiliar o empreendedor que se encaixa em uma das categorias listadas acima. São eles o Comitê Gestor do Simples Nacional (CGSN), o Comitê para Gestão da Rede Nacional para Simplificação do Registro (CGSIM) e o Fórum Permanente das Micro e Pequenas Empresas.

A lista pode parecer extensa, mas se mostra reduzida frente à quantidade total de impostos empresariais no Brasil: ao todo, até 2018, são 63 tributos, respondendo por 35% do PIB nacional. Cada um deles tem uma carga burocrática e demanda atenção dos empreendedores que precisam lidar com sua arrecadação. No Simples Nacional, boa parte dos impostos reduzidos são pagos no DAS, Documento de Arrecadação do Simples Nacional, diminuindo a possibilidade de erro ou confusão dos micro e pequenos empresários.

A Sala do Empreendedor é uma iniciativa do Sebrae, com o objetivo de fomentar a legalização empresarial dentro de requisitos estabelecidos por lei – mais especificamente, a Lei Geral da Micro e Pequena Empresa. Assim, os empreendedores que hoje estão informais poderão ter a abertura da empresa facilitada, contando com todos os benefícios civis de uma atividade regular.

Podem se adequar à Lei geral da Micro e Pequena Empresa quaisquer empreendedores ou empresários de negócios de micro e pequeno porte, incluindo os microempreendedores individuais (MEI).

Na Sala do Empreendedor é possível encontrar informações completas que vão orientá-lo a abrir e formalizar a empresa de maneira simples e fácil. Essa iniciativa também capacita e orienta o MEI a tirar o melhor proveito desse enquadramento empresarial.