Como o compliance pode ajudar uma MPE?

No mundo empresarial é crescente a preocupação das organizações com a responsabilidade social, com o cumprimento da lei e com o combate à corrupção. Neste sentido, tem sido discutida cada vez mais uma série de políticas de compliance para permitir às empresas uma atuação mais idônea, transparente e de acordo com a lei.

Além disso, a ideia de compliance também ajuda as empresas a atuar de maneira mais social e ambientalmente responsável, mostrando que estes empreendimentos se preocupam também com o desenvolvimento da sociedade como um todo, e não apenas com seu lucro.

Hoje, com o apoio da tecnologia e das redes sociais, o compliance deixou de ser uma preocupação apenas para as grandes empresas. Micro e Pequenos Empreendimentos também podem implementar estas políticas em suas áreas, trabalhando a empresa toda de maneira mais estratégica.

Mas o que exatamente é compliance? Ao passo que este tema tem ganhado relevância no mundo empresarial, ainda existem muitas dúvidas sobre do que se trata o Compliance e como ele pode ajudar as empresas a se desenvolver de maneira ampla.

Pensando nisso, o Sebrae sempre em sintonia com os empreendedores, traz um conteúdo aprofundado sobre as políticas de Compliance, a sua aplicação direta sobre as micro e pequenas empresas, a atuação específica destas políticas em cada área do empreendimento, os benefícios e o passo a passo para instaurá-lo em seu negócio.

Se você busca entender mais sobre Compliance, este conteúdo foi feito para você. Acompanhe conosco. Desejamos uma boa leitura!

O que é Compliance?

Compliance é uma palavra inglesa cujo significado quer dizer “estar de acordo”. Logo, quando aplicamos o compliance ao mundo empresarial, ele está relacionado à empresa estar de acordo com todas as exigências legais e fiscais, bem como os requerimentos feitos pelos órgãos reguladores.

Na atualidade, os conceitos de compliance são expandidos também para regulamentações ambientais e de responsabilidade social. Em muitos casos, a política de compliance compreende aspectos que não são obrigação legal, mas que ajudam as empresas a terem uma imagem corporativa mais positiva diante da esfera pública.

Na história recente do Brasil, chegaram ao conhecimento da imprensa diversos casos de corrupção dentro do mundo empresarial que envolviam membros do setor privado e do setor público, ou até mesmo casos nos quais funcionários de um empreendimento roubaram os cofres da empresa e conseguiram sair imunes.

O compliance, portanto, além de tomar providências para que as empresas cumpram com suas exigências burocráticas, também age para cuidar do patrimônio do empreendimento, implementando políticas de prevenção à corrupção, bem como a padronização de ações de combate caso incidentes como este venham a acontecer.

O compliance é importante porque leva em conta todas as normativas internas e externas às quais uma organização precisa se adequar. Ela implementa formas de exigir que todos os membros da empresa, do mais baixo ao mais alto nível hierárquico, não abusem de sua influência e estejam de acordo com o que se exige dos colaboradores.

Além disso, ele ajuda também a tornar a empresa mais transparente. No mercado de hoje, ser transparente no trato com o público pode ser uma vantagem competitiva, mesmo para pequenas empresas.

Na prática, o que compõe o compliance?

Basicamente, uma série de normativas e pessoas responsáveis por fiscalizá-las e assegurar o seu cumprimento. Mas estas normativas são elaboradas com base em um diagnóstico de tudo o que a empresa precisa fazer para aprimorar sua atuação em todas as frentes.

✔️ O compliance pode ser implantado nas MPEs?

Esta é uma dúvida que muitos empreendedores de micro e pequenos empreendimentos têm. Quando se fala em compliance, é normal que pensemos em grandes corporações, empresas de capital aberto com ações na bolsa e organizações com receita anual multimilionária.

Os custos relativos à implementação, fiscalização e cumprimento de compliance faziam o valor desta política também ser proibitivo para pequenos e microempreendimentos. Esta realidade mudou. Fazer compliance hoje é bem mais acessível para quase qualquer negócio.

Além disso, é muito importante que estes pequenos negócios também façam uma sólida política de compliance. Ela pode:

?Proteger o patrimônio da empresa;

?Evitar multas de autoridades regulamentadoras;

?Proporcionar melhor relação com o mercado ou com o setor público;

?Deixar a empresa em dia com o fisco;

?Melhorar comunicação com acionistas ou investidores;

?Evitar corrupção interna ou externa;

?Esclarecer a função de cada colaborador no cumprimento às normas;

?Dar mais segurança jurídica para a empresa atuar sem sofrer processos;

?Melhorar a reputação da empresa diante do público interno e externo;

?Reduzir o impacto ambiental da empresa, se houver;

?Proporcionar o desenvolvimento social por meio das ações da empresa;

?Entre outras.

Hoje, duas variáveis contribuem significativamente para que as micro e pequenas empresas também possam implementar políticas de compliance.

Em primeiro lugar, a internet facilitou muito a gestão empresarial e tornou mais eficientes os sistemas de gerenciamento dos diversos setores comerciais. Com aplicativos e algoritmos automatizados, o monitoramento das ações da empresa e do cumprimento às políticas de compliance ficaram mais acessíveis e fáceis de gerir por uma única pessoa.

Além disso, se multiplicaram pelo mercado empresas que realizam consultoria com gestão especializada em compliance. Com a concorrência aumentando neste nicho, o valor dos serviços também caiu, permitindo a ainda mais empreendimentos investir em compliance.

✔️ Quais as suas implicações, princípios e objetivos?

Empresas não estão isoladas no mundo. Elas fazem parte de um ecossistema corporativo e legal que impõe a elas exigências burocráticas, documentais e, além disso, a construção de um bom relacionamento com o poder público, fornecedores, clientes e parceiros. Sendo assim, uma empresa precisa constantemente se preocupar com o universo à sua volta.

O objetivo do compliance é a lisura e a regularidade em todos os negócios que realiza. Mas ele também implica em coletar dados e documentos para a geração de estatísticas e para o armazenamento do histórico de negócio da empresa, desde o momento em que abre suas portas.

O compliance também tem como princípio a prevenção. Logo, as ações implementadas por uma política de compliance, embora também sirva para corrigir problemas, têm a principal diretriz de evitar incidentes. Por isso, toda empresa que aplica compliance possui um código de ética e de conduta.

Milhares de empresas em todo o país fazem negócios com o poder público, seja por licitações ou por compras excepcionais que não exigem licitação. Em ambos os casos, o compliance é absolutamente fundamental. Em resumo: se a sua empresa pretende fazer negócios com a administração pública, é preciso ter políticas de compliance.

Para realizar vendas para o Estado será necessário atender alguns requisitos e burocracias. Isto significa que durante o processo de venda para o poder público, você provavelmente vai se deparar com algumas exigências que a empresa precisa cumprir para estar apta a concorrer a um pregão público. 

O Estado tem a sua própria política de compliance, e ele exige legalmente das empresas que vão fazer negócios que também tomem suas próprias medidas de proteção contra a corrupção.

A administração pública exige das empresas, na maioria dos casos, o seguinte:

?Habilitação jurídica: a empresa precisa estar documentalmente em dia. Ter ramo de atividade descrito corretamente e comprovar situação societária;

?Qualificação técnica: as empresas que pretendem concorrer a licitações precisam comprovar ao Estado que estão aptas a vender os produtos e serviços propostos no prazo exigido;

?Qualificação Econômico-financeira: o Estado espera que as empresas com as quais ele faz negócio estejam aptas a manter as suas atividades durante toda a vigência do contrato. A empresa precisa comprovar solidez financeira para poder participar das concorrências públicas;

?Regularidade Fiscal: o Estado só faz negócios com empresas que não estão devendo impostos para o Fisco. Afinal, não faz sentido para o Governo comprar de quem não cumpre com suas obrigações tributárias. Essa regularidade precisa ser a nível federal, estadual e municipal;

?Regularidade com funcionários: o Governo também só consegue fazer negócios com empresas que paguem seus funcionários adequadamente, cumprindo com todas as obrigações de folha de pagamento, tal qual: pagar FGTS e INSS conforme legislação da CLT.

Ainda que a empresa esteja em dia com todos estes fatores, ela precisa estar apta a comprovar a sua regularidade. Neste aspecto, o compliance também ajuda a definir procedimentos para que a empresa registre todas as suas ações e consiga comprovar tudo o que dela é exigido.

Não é apenas o setor público que exige políticas bem-feitas de compliance. Hoje no mercado é crescente o número de empreendimentos privados que também fazem exigências de regularidade para as empresas com as quais fazem negócio. Esta é uma forma de assegurar que os produtos e serviços que adquirem sejam oferecidos de maneira totalmente legal.

Afinal, em caso de uma eventual ação fraudulenta, as empresas que compram produtos e serviços ilegais também podem ser responsabilizadas por receptação ou corrupção passiva, ainda que não tenham qualquer ligação direta com os esquemas ilegais realizados pelos agentes corruptos.

Além do mais, o compliance também implementa políticas para evitar que os próprios funcionários roubem a empresa. Especialmente em micro e pequenos empreendimentos, onde há mais chances de acontecer falhas de gestão ou ações despercebidas, é relativamente mais fácil que um colaborador se corrompa e atente contra o patrimônio do negócio.

Está mais que provado que o compliance pode ter uma contribuição fundamental para o seu negócio vender melhor e ter uma atuação mais transparente. Nos próximos itens iremos explicar com mais detalhes de que maneira o compliance pode atuar diretamente sobre cada setor do empreendimento.

O compliance pode envolver todas as áreas da empresa

As políticas de compliance de um empreendimento não devem ser restritas apenas às exigências financeiras e fiscais realizadas por possíveis clientes. Um processo completo de compliance em todas as áreas do negócio pode ter um efeito muito mais relevante, com ótimo retorno sobre o investimento (ROI).

⭐⭐ Vamos entender como se aplicam políticas de compliance para cada setor de uma organização:

✔️ Financeiro

Quem faz compliance financeiro monitora todas as transações de entrada e saída de valores que a empresa realiza. Todas, sem exceção, por menor que seja. Além disso, faz também o monitoramento dos orçamentos e suas aprovações, além de verificar se as transações autorizadas foram pagas e se os recebíveis foram compensados.

Em pequenos e microempreendimentos, realizar compliance financeiro não costuma ser uma tarefa tão complexa, uma vez que a empresa realiza um volume limitado de transações por dia. Entretanto, ainda assim é necessária atenção plena a cada real que entra e sai dos cofres da empresa, para onde o dinheiro vai e de onde vem.

Além de criação do código de ética e de conduta da empresa, o compliance financeiro cria um fluxo de aprovações para padronizar a circulação de orçamento pelo empreendimento. Os dados passam a ser centralizados em um único sistema. Preferencialmente em uma única conta bancária comercial. Como parte do programa, os colaboradores que lidam com finanças também são treinados para as novas medidas.

✔️ Comercial

O setor comercial costuma ser uma das principais áreas de qualquer empreendimento. Pois a área de vendas da empresa também precisa de compliance. Procedimentos de venda, para ter sucesso, precisam ser padronizados. Entretanto, é muito comum que os representantes comerciais não respeitem o passo a passo das vendas, causando contratempos para a empresa.

Neste sentido, uma das principais contribuições do compliance comercial para uma empresa é o estabelecimento de procedimentos padronizados, que precisam ser respeitados por toda a equipe, mediante o registro de cada etapa em sistemas centralizados, permitindo a fiscalização por parte do gestor responsável com maior transparência.

Além da delimitação de uma jornada de vendas que precisa ser cumprida por todos os colaboradores, as políticas de compliance comercial também irão servir para atribuir funções específicas para cada membro da equipe, estabelecendo padrões de prestação de contas que devem ser realizados regularmente.

✔️ Recursos Humanos

Ao mesmo tempo em que é estratégico e fundamental para qualquer empresa, o setor de Recursos Humanos também pode ser uma área bastante delicada de um empreendimento, o que requer sobre ela uma implementação cuidadosa de políticas de compliance.

Além do desenvolvimento de pessoal, a equipe de RH precisa realizar todos os trâmites relativos à contratação, demissão, férias e definição de carreiras dos funcionários. Com a legislação bastante restritiva que a CLT impõe às empresas, qualquer erro documental ou de valores pagos a colaboradores pode resultar em problemas com a Justiça e sujar a ficha do empreendimento.

Neste sentido, as políticas de compliance de Recursos Humanos têm a função de esclarecer a legislação e padronizar os procedimentos de admissão, demissão, férias e remuneração de pessoal, estabelecendo normas para o registro dos colaboradores e de que maneira isto deve ficar anotado nos arquivos da empresa, caso sejam necessários esclarecimentos.

O compliance de RH também estabelece normas para que a empresa faça a elaboração de seus planos de carreira, de forma a assegurar que estes planejamentos estejam de acordo com a legislação trabalhista e que, ao mesmo tempo, estas ações não tenham impacto excessivo sobre o orçamento. Também pode definir normativas para negociação com sindicatos, quando houver.

Apesar de ser dividido nos setores da empresa, o compliance empresarial é integrado. Isto significa que ações de compliance financeiro dialogam com o RH, com o comercial e assim sucessivamente.

✔️ Compliance de Compras

Assim como o compliance é importante na hora de vender, ele é tão importante quanto na hora de comprar. Quando o seu empreendimento vai até fornecedores para adquirir insumos ou estoques, é preciso que este relacionamento também seja orientado por políticas de compliance bem definidas.

Assim, o empreendimento pode, por exemplo, se assegurar de que está fazendo negócio com empresas idôneas; toma os cuidados para garantir que está comprando insumos por preços condizentes com o mercado; toma todas as medidas necessárias para coleta das notas fiscais e do correto pagamento de impostos a todas as instâncias devidas.

Caso a empresa tenha um setor específico de colaboradores responsáveis por compras, o compliance também estabelece normativas para que eles façam cotações e orçamentos de acordo com as políticas comerciais do empreendimento.

✔️ Operacional

Não importa se a empresa comercializa produtos ou é uma prestadora de serviços. Padrões operacionais precisam ser estabelecidos para proteger, ao mesmo tempo, os funcionários, a empresa, seus equipamentos e propriedade. Para compliance operacional, podem ser adotadas ações relativas ao padrão de qualidade, à segurança do funcionário e ao cumprimento de legislação.

No que tange à qualidade, o compliance operacional determina procedimentos, metas, limites mínimos e instruções sobre como as atividades dos colaboradores devem ser realizadas. Estas normativas têm como meta proporcionar o máximo de produtividade com o mínimo de custos para a empresa.

Porém, o compliance operacional também está de olho na segurança dos funcionários. Estas políticas atuam principalmente na implementação de normativas quanto ao uso de Equipamentos de Proteção Individual (EPIs) e no mapeamento de mitigação de riscos ocupacionais no ambiente.

No ponto de vista legal, o compliance operacional atua para garantir o cumprimento de todas as normas técnicas da ABNT nas diferentes atividades da empresa, bem como na regulamentação da duração de jornadas de trabalho. Tudo de acordo com o que diz a CLT a fim de evitar problemas de ordem trabalhista.

✔️ Marketing

Nem todo micro ou pequeno empreendimento investe sistematicamente em Marketing. Mas se a sua empresa trabalha o Marketing de maneira mais elaborada, convém estabelecer normativas de compliance também para este setor. Sem o devido controle, campanhas de Marketing podem desperdiçar dinheiro ou até mesmo ter efeitos indesejáveis para o empreendimento.

Políticas de compliance de Marketing estabelecem diretrizes sobre quais discursos as campanhas podem ou não adotar para propagar a marca. Além disso, estabelece alguns limites para o uso de dinheiro em determinadas campanhas, e quais são as exceções para estas regras.

Além disso, políticas de compliance de Marketing também ajudam a estabelecer padrões de negociação com agências e prestadores de serviços terceirizados, a fim de proteger a empresa contra maus negócios e empreendimentos mal intencionados.

✔️ Compliance Jurídico

O ideal é que a sua empresa não precise se preocupar com a Justiça frequentemente. Mas, em alguns casos, é simplesmente inevitável. Neste caso, o compliance jurídica ajuda a definir, por exemplo, em que situações a empresa faz acordos, em quais casos ela aciona alguém na justiça, até quais instâncias ela recorre em certos processos e casos similares.

Além disso, o compliance jurídico ajuda a definir políticas para contratação e relacionamento com advogados e escritórios de advocacia. Assim, a empresa contrata profissionais de qualidade para defender seus direitos, sem privilegiar certos indivíduos em detrimento de advogados melhore sem razão das influências pessoais de pessoas fortes na empresa.

✔️ Compliance Tributário

Normalmente, os escritórios de contabilidade já fazem um bom trabalho em prestar contas para o Fisco adequadamente. Mas é sempre bom ter instrumentos para fiscalizar esta atuação. É nesta esfera que entra o compliance Tributário: formas idôneas de se relacionar com contadores e garantir que os impostos estão sendo pagos corretamente, nem a mais e nem a menos.

Estas normativas padronizam datas e condições nas quais a empresa paga seus impostos, além de estabelecer as formas pelas quais os recibos precisam ser armazenados e acessados em caso de necessidade.

✔️ Compliance Ambiental

É crescente no mundo empresarial a preocupação das empresas com o meio ambiente. Alguns empreendimentos podem ter um impacto direto ecológico, tais como indústrias, empresas com muitos veículos, empreendimentos que geram resíduos e outros negócios semelhantes.

Para estas empresas, existem exigências ambientais feitas por parte do Ibama e outros órgãos regulamentadores. O compliance ambiental nestes empreendimentos estabelece padrões para que a empresa cumpra com os requerimentos e permaneça sempre em dia com o que dela é exigido, além de registrar todas as ações de redução de danos ambientais

Mesmo empreendimentos que não têm um significativo impacto ambiental direto também têm realizado este tipo de compliance. Estes empreendimentos buscam adotar medidas de reciclagem e de empreendedorismo mais sustentável, no qual o compliance ambiental também pode servir de grande ajuda.

Neste caso, além de prover benefícios ao meio ambiente, estas empresas também estão criando para si ações que podem resultar em uma melhoria da reputação diante da imprensa, dos clientes e do público em geral.

A partir do compliance ambiental, estes empreendimentos também podem estabelecer metas de sustentabilidade para os próximos anos, a fim de zerar resíduos ou, por exemplo, migrar toda a sua operação para ser abastecida com energia solar.

✔️ Compliance e Responsabilidade Social

O conceito de Responsabilidade Social para muitas empresas ainda pode ser um tanto abstrato, mas ele já faz parte da realidade de milhares de empreendimentos que buscam realizar sua atuação empresarial de forma a também contribuir para o desenvolvimento da sociedade.

Responsabilidade social significa que a empresa não está preocupada apenas com seu próprio lucro, mas que também busca oferecer soluções e medidas para uma sociedade mais justa e culturalmente desenvolvida

Neste sentido, ações de compliance também podem ser muito úteis, ligando a diversos setores da empresa. O empreendimento pode, por exemplo, se preocupar com a diversidade de seu quadro de funcionários: a partir do RH, a empresa pode começar a priorizar a contratação de pessoas com deficiência para promover oportunidades para este grupo.

A empresa, a partir do compliance, também pode destinar parte do seu orçamento para apoiar ações culturais, filantrópicas, sociais e similares. Assim, ela pode conseguir deduções fiscais ao mesmo tempo em que apoia projetos importantes para o desenvolvimento humano.

Neste caso, o compliance atua para assegurar que este dinheiro vai chegar ao seu destino corretamente, e que as contas destas doações serão prestadas corretamente para evitar problemas com o Fisco.

✔️ Compliance x Planejamento Estratégico

Tanto as ações de compliance, como o planejamento estratégico possuem métodos e procedimentos semelhantes, mas estas ações são totalmente diferentes uma da outra e não devem ser confundidas.

Compliance, como explicamos ao longo deste conteúdo, estabelece diretrizes, ações e normativas de trabalho para que a empresa esteja sempre de acordo com o que se exige dela. Ele pode definir metas e objetivos para o médio e o longo prazo, mas com a única finalidade de adequar ainda mais o empreendimento às demandas da sociedade.

O planejamento estratégico, por sua vez, tem a principal função de planejar o desenvolvimento e a operação da empresa para o próximo período. Neste caso, a ideia é planejar as ações do empreendimento para que ele possa ser lucrativo, desenvolver novas soluções, sanar dívidas e ter uma operação eficiente.

Embora estes dois planejamentos possam ser feitos em parceria, é fundamental que eles sejam distintos entre si. As empresas precisam fazer planejamento estratégico regularmente, ao passo que alterações no compliance podem ser realizadas de maneira menos frequente.

O importante é que as empresas se preocupem em realizar ambas as ações, planejando cada passo que o negócio vai dar.

Quais os passos para implementar política de compliance na empresa?

E como uma empresa faz para conseguir criar uma política de compliance? Existem alguns passos que precisam ser seguidos.

Em primeiro lugar, a empresa precisa contratar uma consultoria especializada para realizar as ações de implementação de compliance.

Depois, os responsáveis pela consultoria farão uma análise das condições nas quais a empresa atua, bem como de todas as exigências que ela tem a obrigação de seguir, além de ações que, embora não sejam obrigatórias, são recomendáveis de acompanhar.

Feito isso, os responsáveis pelo compliance, em parceria com a gestão da empresa, vão definir normativas, procedimentos e padrões de trabalho para todas as diferentes equipes do empreendimento adotarem em sua rotina de trabalho. Definidas as diretrizes, os colaboradores da empresa são treinados para que possam seguir as normativas corretamente.

Muitas empresas possuem um ou mais funcionários responsáveis apenas pelo monitoramento das ações de compliance. Se a sua empresa não tiver os recursos necessários para ter um analista de compliance, então é importante que ela treine os gestores de cada setor para seguirem as diretrizes e monitorar seus subordinados.

Feito isso, a consultoria de compliance pode sair de cena, enquanto a empresa continua com seus negócios normalmente, apenas cumprindo com as políticas de Compliance definidas para o trabalho.

À medida que avançamos no Século 21, crescem as pressões e cobranças sobre as empresas para que tenham uma atuação mais justa, idônea, transparente, sem corrupção e com desenvolvimento social. Estas pressões não vêm apenas por parte do público: Estado e empresas privadas já estão exigindo isso em seus negócios.

Isto significa que não atentar para o compliance hoje pode ser uma ação que leve o seu empreendimento a perder oportunidades de negócio. Por isso, quando falamos nesse assunto, as políticas de compliance não podem ser negligenciadas em hipótese alguma.

Hoje, com o avanço da tecnologia e a prestação de serviços mais específicos, mesmo micro e pequenas empresas podem ter acesso a políticas completas de compliance que alinham o seu trabalho com os anseios da sociedade, asseguram o cumprimento da lei e trazem uma reputação melhor para o empreendimento.

A sua empresa pode não precisar de compliance, mas é bom que ela tenha. O Sebrae está sempre em contato com os empreendedores, oferecendo serviços úteis e acessíveis para que eles e seus negócios possam crescer de maneira sustentável e com riscos minimizados.

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