Como fazer uma gestão de equipes eficiente?

A gestão de pessoas é sem dúvida uma das tarefas mais desafiadoras dentro de uma empresa. A forma como elas interagem, o treinamento que recebem, seu nível de motivação, suas metas pessoais e o engajamento com a empresa são apenas alguns dos múltiplos fatores que determinam a qualidade do seu trabalho na rotina da empresa.

Dessa maneira, é preciso uma liderança forte e habilidosa para criar aproximação com os colaboradores e auxiliá-los a desenvolver ao máximo sua produtividade e seu potencial de agregar valor ao negócio. E mais do que isso, considerando que não é o trabalho isolado dos indivíduos que faz o motor da empresa funcionar, mas a colaboração entre eles no desempenho das mais variadas atividades, saber como lidar com as pessoas em termos de equipe é essencial.

No entanto, quando se trata de um grupo de pessoas, a gestão pode se tornar ainda mais complexa, uma vez que se adicionam diversas variáveis ao trabalho. Por isso, cabe ao empreendedor e à equipe de gestão compreender o impacto do trabalho das equipes nos resultados do negócio e desenvolver técnicas para extrair dos grupos de colaboradores o máximo de sua capacidade produtiva e envolvimento com a organização.

O que é a gestão de equipe?

Gestão de equipes é o termo que se refere ao conjunto de atividades responsáveis por guiar um grupo de pessoas na forma como elas atuam individualmente e interagem na realização de um trabalho. Dessa forma, a gestão de equipes compreende desde o acompanhamento das tarefas do dia a dia do negócio até uma visão mais abrangente, sobre a conclusão de projetos mais complexos e pontuais.

O papel do gestor da equipe é conseguir direcionar o trabalho de forma que ele aconteça de modo mais produtivo possível. Ou seja, cabe ao gestor da equipe motivar seu time para extrair de seu trabalho os melhores resultados possíveis.

Desta forma, é importante notar que o trabalho de gestão de equipes em um negócio não é meramente um cargo de chefia. Ele se configura como um papel de liderança, onde é preciso aplicar técnicas e conhecimentos para garantir que as atividades não sejam apenas realizadas, mas concluídas em nível de excelência.

Assim, o gestor de equipes ideal apresenta características importantes de liderança, que focam a prioridade de seu trabalho não na resolução de problemas e na tomada de decisões de curto prazo, mas na forma como a realização de cada atividade impacta o negócio em longo prazo. Para atingir este fim, seu trabalho é direcionado não apenas aos processos, mas às pessoas, a fim de criar relações significativas e possibilitar que os membros das equipes atuem de fato como um time, que tem um objetivo em comum e compreende quais são os passos necessários para atingir esta meta.

Vale destacar que não é necessário criar um cargo específico de gestor de equipes, nem necessariamente dedicar o proprietário do negócio a esta função. Dependendo do porte da empresa, bem como de sua estrutura organizacional, pode haver diversos gestores de equipe, ainda que não tenham formação específica nesta área.

Por esta razão, a fim de contar com bons gestores de equipe dentro do negócio, é importante selecionar para os cargos de coordenação e liderança pessoas que tenham o perfil adequado, e, se possível, submetê-las a treinamento para aprimorar suas habilidades na gestão de times.

Para ficar mais fácil de você visualizar como isso se aplica na realidade da sua empresa, vamos ver um exemplo. Dentro de uma empresa de exportação de maquinário agrícolas, existem diversos setores, como financeiro, compras, vendas, atendimento ao cliente e marketing.

Raquel é a chefe do departamento de marketing. Ou seja, cabe a ela coordenar a equipe de marketing, independentemente de quantos colaboradores a integrem. O mesmo vale para os demais departamentos, de forma que as pessoas responsáveis por eles são em última análise os gestores de suas equipes.

Voltemos à Raquel e seu departamento de marketing. Cabe a ela deixar cada membro de sua equipe ciente de suas responsabilidades, bem como distribuir a carga de trabalho de forma adequada, contemplando as habilidades e formação de cada indivíduo. Ela também deve supervisionar a execução das tarefas e garantir que sejam concluídas dentro do prazo.

A forma como ela vai realizar estas tarefas será determinante para os resultados obtidos em seu setor. Desta maneira, ela é responsável pela gestão desta equipe, sendo capaz de influenciar a qualidade do trabalho de todos os membros e, assim, contribuir para a performance da empresa como um todo.

A importância da gestão de equipes para uma empresa

Imagine uma equipe onde os membros apenas executam mecanicamente suas tarefas. Sem um senso maior de propósito, sem uma fonte de motivação, sem um modelo integrativo de realização das atividades em que todos se sintam, de fato, componentes de um time. Estes funcionários provavelmente não têm um nível de satisfação significativo com seu trabalho e nem buscarão oferecer o seu melhor, mas simplesmente entregar o mínimo necessário para manter seus empregos e receber seu pagamento.

Embora todos necessitem de trabalho e dinheiro para pagar suas contas, este não é o modelo que traz maiores resultados para o negócio, sendo incapaz de impulsionar inovação e crescimento. E sem uma adequada metodologia de gestão de equipes, este é o resultado mais provável. É como um time de futebol sem capitão ou técnico. Cada integrante realizará o que achar necessário, da forma que julgar melhor segundo seus interesses, que podem ou não estar alinhados com o objetivo do time, levando a resultados imprevisíveis e abaixo do desejado.

A gestão de equipes permite alinhar todos os funcionários de modo a criar um ambiente colaborativo. Daí vem a expressão colaborador para se referir aos trabalhadores. Todos os membros da equipem deve atuar de forma sinérgica, mantendo em mente os mesmos princípios e metas, para gerar um trabalho de qualidade.

Como fazer uma gestão de equipes eficiente

Vamos retomar o exemplo de empresa que estávamos utilizando. Nele, mencionamos que a Raquel, gestora da equipe de marketing da organização, deveria delegar tarefas, controlar a qualidade e estabelecer prazos e metas para seu time, mas que seu trabalho não se reduzia a isso.

Veja o que precisa ser implementado na realização destas funções para assegurar que a gestão de equipes garanta os melhores resultados para a empresa:

✔️Comunicação em detrimento a comando

Um gestor de equipes eficaz não simplesmente comanda seu time, mantém também um canal de comunicação constantemente aberto. Isso implica  uma via de mão dupla, onde o líder não só fala, mas também ouve.

O gestor deve transmitir não apenas as responsabilidades do time e de cada um de seus membros, mas também os objetivos do negócio e dos projetos e atribuir propósito para seu trabalho dentro da estrutura organizacional, uma vez que estes conceitos podem tornar-se abstratos na rotina diária de trabalho. Por outro lado, o gestor deve estar atento às necessidades e observações dos membros de sua equipe, uma vez que elas podem ser cruciais para remover obstáculos à produtividade e ao alcance dos objetivos.

Por isso, ao implementar a gestão de equipes, é importante que o líder compreenda que seu papel não é comandar, mas comunicar-se com seu time. Assim, o engajamento da equipe melhora, uma vez que os membros se sentem partes importantes para o funcionamento da estrutura.

✔️Apoio ao desenvolvimento pessoal

Manter comunicação e proximidade com os membros da equipe permite ao gestor identificar em cada funcionário pontos que podem ser melhorados e habilidades que podem ser valiosas para a organização. Mas para que este processo ajude a empresa a otimizar sua performance, é preciso que o gestor aja sobre estas observações.

Assim, na gestão de equipes, o líder deve periodicamente aplicar atividades de desenvolvimento pessoal, que auxiliem cada colaborador a superar seus desafios e aprimorar suas capacidades. Exercícios, simulações e treinamentos, bem como projetos em parceria entre membros com habilidades e conhecimentos complementares devem tornar-se rotina na equipe.

Desta forma será possível pouco a pouco mitigar os pontos fracos do time e tornar ainda mais valiosos seus pontos fortes. Isso também auxilia a manter os colaboradores motivados, uma vez que eles se sentirão capazes de entregar resultados de excelência e terão a oportunidade de melhorar suas falhas e compartilhar suas capacidades.

✔️Valorizando os colaboradores

O reconhecimento de suas capacidades e a sensação de estima é importante para que os colaboradores se sintam motivados e, com isso ampliem sua capacidade de produção. Este ainda é um dos fundamentos da Pirâmide de Maslow, que identifica os fatores necessários para que uma pessoa se sinta satisfeita, sendo frequentemente aplicada à realidade empresarial.

Seguindo a lógica da Pirâmide de Maslow, um colaborador cujas habilidades e contribuições são reconhecidas sente-se mais realizado e ganha o respeito de seus pares. Desta maneira, valorizar as conquistas do time e de cada membro individualmente é fundamental na gestão de equipes, uma vez que este processo auxilia a motivar os membros e a criar um senso de respeito mútuo que contribui para a qualidade do trabalho.

✔️Fornecendo feedback

Dar feedback, ou retorno, aos colaboradores da equipe é indispensável. É este contato que vai gerar um ambiente positivo para a evolução pessoal e profissional de cada um dos membros, possibilitando a melhora do desempenho no trabalho.

Assim, é importante estabelecer uma metodologia de periodização para dar este feedback, sendo essencial que cada colaborador entenda o que está acontecendo neste momento. Isso pode ser feito mensalmente, ao fim de cada projeto, a cada etapa da execução de um planejamento etc.

Para que a ação seja eficaz e ajude a promover melhoras em vez de criar rusgas, é importante que o processo seja feito individualmente, e que as falhas não sejam colocadas como defeitos, mas como pontos a se melhorar. Além disso, o momento não deve ser de mera crítica, mas também uma oportunidade para oferecer soluções e escutar o colaborador para tentar entender o que motivou a ocorrência de falhas.

Também é muito importante ressaltar igualmente os pontos positivos na atuação de cada profissional e detalhar como eles foram importantes para o desempenho da equipe.  Assim os colaboradores podem compreender com mais clareza qual é o seu papel no time e sentir-se mais motivados a alcançar novas realizações.

✔️Recompense seu time

Não basta agradecer e bater palmas. Para manter sua equipe motivada, é importante oferecer recompensas reais. Promoções, aumento de salário e mais benefícios são algumas das melhores formas de fazer isso, mas sabemos que nem sempre é possível aplicá-las, por causa de questões financeiras e contratuais.

Assim, utilize sistemas como dias de folga, saídas mais cedo, celebrações, treinamentos especiais, passeios ou outras atividades escolhidas pela sua equipe para comemorar e recompensar as vitórias.

Benefícios de fazer a gestão de equipes

Como você viu ao longo deste artigo, a gestão de equipes se configura como uma atividade de grande importância para os negócios que desejam obter mais resultados. Veja a seguir quais são os benefícios trazidos pela gestão de equipes que promovem este aumento de performance:

1. A gestão de equipes fundamenta a criação de uma cultura organizacional

Como você viu no exemplo que demos anteriormente, da empresa de exportação de maquinário agrícola, de acordo com o modelo estrutural do negócio, a forma como as diferentes equipes se sobrepõem e são geridas pode gerar um efeito cascata, uniformizando o padrão operacional da organização. Quando todos os gestores de equipe aplicam um trabalho com orientação semelhante, toda a empresa funciona de forma harmônica e com os mesmos princípios em vista.

Deste modo, a implementação de um sistema eficiente de gestão de equipes contribui para a criação de uma cultura organizacional sólida na empresa. Ela é composta de todas as diretrizes que moldam como é realizado o trabalho dentro do negócio e, portanto, tem um impacto direto na percepção dos funcionários sobre a qualidade de vida e o ambiente de trabalho, bem como no desempenho da organização como um todo.

Alguns dos fatores que compõem a cultura organizacional de uma empresa são:

•       Os valores e princípios;

•       As práticas diárias e a metodologia de resolução de problemas;

•       A política interna da organização;

•       As crenças, os símbolos e os sistemas que estruturam a empresa;

•       As cerimônias e os marcos celebrados etc.

Por isso, a criação de uma cultura organizacional adequada é a base para que o negócio seja capaz de cumprir sua missão e caminhar rumo à visão estabelecida como norteadora de suas atividades. Assim, é crucial para o sucesso da empresa, bem como para seu posicionamento no mercado.

Além disso, vale destacar que a cultura da organização também tem papel de relevância na seleção e na retenção de talentos. A adaptação cultural dos colaboradores ao ambiente e às práticas organizacionais contribui para que eles desenvolvam um trabalho mais motivado, com maior envolvimento com os objetivos do negócio e, assim, ofereçam maior produtividade e contribuam para a obtenção de melhores resultados.

2. Redução da rotatividade

Como consequência da criação de um ambiente com uma cultura bem determinada, a taxa de rotatividade, ou seja, a frequência de entrada e saída de colaboradores na empresa, reduz. Colaboradores cercados por um ambiente onde todos estão alinhados em torno de um mesmo objetivo e trabalhando sob os mesmos princípios sentem-se mais satisfeitos e motivados e, por isso, permanecem no negócio por mais tempo.

Além de oferecerem mais resultados quando trabalham sob uma cultura sólida e funcional, a própria redução da rotatividade melhora os resultados do negócio. Pense que a cada troca de funcionário é preciso encontrar uma pessoa com perfil e qualificação adequadas, treiná-la para desempenhar sua função e aguardar que ela se adapte à rotina do negócio. Tudo isso implica  custos, em um período com queda de produtividade e possível sobrecarga dos demais colaboradores.

Por isso, toda técnica para reduzir a rotatividade é de grande valia para as empresas, e a implementação de uma gestão de equipes adequada é uma delas.

3. Construção de um time funcional

Cabe ao gestor de equipes compreender quais lacunas estão se configurando como obstáculos na entrega de melhores resultados e, a partir disso, selecionar talentos com potencial de preencher estes vazios por meio de seus conhecimentos e habilidades. Assim, quando se implementa uma adequada gestão de equipes, o gestor torna-se mais capacitado para fazer uma seleção mais eficiente de candidatos a uma vaga.

Além disso, conhecendo cada membro de sua equipe, bem como suas habilidades, formação cultural e educacional, o gestor pode organizar o fluxo de trabalho e as unidades colaborativas da equipe de modo a extrair o melhor do potencial de cada indivíduo. Isso também permite minimizar o impacto de eventuais obstáculos que possam surgir no desenvolvimento de projetos pontuais ou de atividades da rotina empresarial, como a ausência de determinadas habilidades ou conhecimentos.

4. Aumento da aprendizagem e da inovação

A gestão de equipes promove uma melhor integração entre os diversos membros. Desta forma, há maior compartilhamento de experiências e conhecimentos, o que ajuda a desenvolver as habilidades e a capacidade produtiva dos colaboradores.

A partir de suas vivências, um funcionário sênior pode instruir estagiários ou colaboradores menos experientes, economizando anos de trabalho que seriam necessários para adquirir uma determinada capacidade ou identificar certos tipos de problema. Ao mesmo tempo, talentos mais jovens podem ajudar funcionários antigos a dominar novas técnicas e tecnologias.

Desta maneira, toda a equipe se desenvolve mais, oferecendo maiores resultados para a organização e desfrutando de um ambiente mais amigável e colaborativo, que agrega mais valor a carreira dos funcionários. Um maior nível de integração com troca de experiências e conhecimentos ainda ajuda na distribuição da carga de trabalho, uma vez que os colaboradores se tornam aptos a compartilhar tarefas e responsabilidades.

Outro fator importante desenvolvido por uma adequada gestão de equipes é a capacidade de inovação do time. Com os colaboradores atuando de forma integrada, podem expor uns aos outros suas diferentes formas de pensar e solucionar problemas, o que aumenta a descoberta de novas respostas e melhora o desenvolvimento de estratégias.

5. Mais controle sobre as atividades

A gestão de equipes aproxima os gestores e seus colaboradores, eliminando barreiras que tipicamente dificultam a relação entre funcionários de diferentes níveis hierárquicos dentro de uma empresa. Desta maneira, permite aos gestores um acompanhamento mais detalhado do desempenho das atividades e maior controle sobre a forma como as tarefas são realizadas.

Isso garante que os resultados estarão de acordo com os padrões do negócio, além de aumentar a produtividade. Cada vez que uma tarefa ou projeto desviar-se de seu objetivo, o gestor terá a oportunidade de identificar quais desafios estão dificultando sua conclusão, adaptando ou instruindo seu time para direcioná-lo no caminho certo.

6. Melhora da experiência do cliente

A gestão de equipes propicia a implementação de uma cultura organizacional sólida e a obtenção de muitos benefícios em termos de desenvolvimento de talentos e capacidade produtiva para a empresa. Desta forma, ela é de extrema importância para gerar satisfação para os clientes do negócio.

O gestor pode garantir a todo o tempo que sua equipe mantenha em mente e tenha como prioridade o cumprimento de requisitos que garantem a qualidade na oferta da solução que o negócio propõe. Assim, a gestão de equipes realizada de forma eficiente ajuda a empresa a se destacar no mercado por oferecer melhor atendimento às necessidades dos clientes.

Em última análise, isso impacta ainda na fidelização dos clientes, aspecto muito importante para estabilizar o negócio, reduzir custos e ampliar a rentabilidade da empresa.

7. Vencendo as crises

Como você viu no tópico anterior, a gestão de equipes auxilia no fornecimento de soluções com maior qualidade para o cliente final, culminando com sua fidelização. Este aspecto é extremamente importante para ajudar a empresa a vencer eventuais crises que possam surgir.

Durante um período de instabilidade econômica, onde é difícil adquirir novos consumidores, os clientes fidelizados ajudam a manter a empresa em funcionamento. E se estiverem satisfeitos, são mais propensos a aceitar bem eventuais adaptações no fornecimento do produto ou serviço em questão, além de trazerem novos clientes para o negócio.

Cabe também notar que ter um sistema de gestão de equipes vigente durante uma crise auxilia a controlar a ansiedade dos colaboradores e manter seus níveis produtivos dentro do ideal.

Mãos à obra!

Agora que você já entende a importância da gestão de equipes para o seu negócio e já conhece as principais ferramentas para aplicá-la, chegou a hora de colocar este conhecimento em prática.

Analise a estrutura do seu negócio para definir como implementar a gestão de equipes, comece a utilizar o sistema e não se esqueça de aferir os resultados!