Como diferenciar gastos pessoais e gastos da empresa

A organização financeira é um ponto essencial para o pequeno ou microempresário que deseja obter sucesso em seu empreendimento. No entanto, é comum de ver esses profissionais misturando as despesas pessoais com os gastos da empresa, sendo que essa prática é uma porta aberta para prejuízos e até o fracasso do negócio.

Por isso, o ideal é investir no equilíbrio de sua gestão, deixando de um lado as finanças pessoais e do outro, as finanças da empresa.

Somente assim, você conseguirá acompanhar e avaliar os resultados com mais precisão e transparência, identificando onde precisa haver melhorias e o que está dando certo.

Para obter essa organização, será necessário um planejamento financeiro a nível pessoal e outro a nível empresarial. Nos quais, será possível definir até onde você poderá gastar e, quando for preciso, o que precisa ser cortado.

Há situações em que os empresários começam a utilizar do capital da empresa para gastos pessoais e não conseguem mais recuperar o que foi retirado. Isso acaba trazendo diversos prejuízos ao negócio, levando-o a falência.

No decorrer desse conteúdo, você conseguirá identificar onde está o erro e como saber diferenciar gastos pessoais e gastos da empresa, fazendo a organização de sua gestão financeira e garantindo melhores resultados para o seu empreendimento.

Por que eu devo separar gastos pessoais e gastos da empresa?

A primeira coisa que você precisa tomar consciência é: o dinheiro da empresa não é o dinheiro do empreendedor responsável pelo negócio. Então, o valor que “sobra”, depois de pagar os custos mensais da empresa, não deve ir para a conta pessoal da pessoa física.

Quando essa diferenciação não acontece, não demora muito para que a saúde financeira da empresa comece a padecer.

Quais são as consequências? Veja...

➧ Não há reservas para o capital de giro da empresa;

➧ O controle pessoal fica desorganizado, visto que o empresário não saberá exatamente qual a sua renda mensal fixa e o que pode gastar realmente;

➧ Problemas de crédito pessoal, em razão da mistura feita entre os gastos pessoais e os da empresa.

Imagine-se numa situação em que, num determinado mês, o seu negócio lucrou um valor acima do que se costumava e você conseguiu arcar com todas as despesas de manutenção da empresa, sobrando além do que era esperado.

Como as contas do seu negócio estavam em dia, você utilizou o valor que sobrou com os seus gastos pessoais.

No entanto, o mês seguinte não teve tanto sucesso quanto o anterior. E faltou capital para arcar com os custos fixos da empresa. Você não teve de onde tirar, visto que gastou o que sobrou no mês anterior com suas dívidas pessoais.

Resultado: a sua empresa enfrentou dificuldades por não contar com uma reserva financeira para situações de emergência, influenciando diretamente na sua saúde financeira.

Entende como é importante diferenciar gastos pessoais e gastos da empresa?! Agora vamos aprender como fazer essa separação. Confira a seguir!

Como fazer o controle adequado dos seus gastos pessoais e empresariais?

Grande parte dos empresários que não separa gastos pessoais e gastos da empresa só se dá conta do problema quando o negócio já está fracassando, mas há maneiras de identificar o seu erro antes que seja tarde demais.

Confira essas dicas de como organizar suas finanças, fazendo a separação necessária dos gastos pessoais e gastos empresariais.

⚠️ Seja organizado!

Ser organizado é o primeiro ponto. Afinal de contas, um empreendedor que não mantém a organização das suas finanças pessoais, também vai ter dificuldades em organizar as finanças da empresa.

Com a rotina corrida, a opção mais tentadora é utilizar o caixa da empresa para arcar com custos pessoais, porém o que vai te livrar dessas circunstâncias é manter a ordem e o controle das suas finanças pessoais.

⚠️ Não utilize o dinheiro da empresa para pagar contas pessoais!

Não é tão óbvio quanto parece. Até porque com o dia corrido e cheio de atividades, você acaba se acomodando vez ou outra de utilizar o cartão da empresa para alguma demanda pessoal, visto que é o que está em mãos naquele momento.

Ou se dá conta da necessidade de pagar uma conta doméstica no meio de uma reunião e acaba pedindo que a secretária faça isso por você.

O cansaço e o tempo apertado podem ser fatores a impedir que você reponha aquele dinheiro no caixa da empresa e a consequência de ações como essas serão percebidas logo, quando as dificuldades financeiras da empresa começarem a surgir.

Por isso, tenha consciência de que não se deve usar o cartão ou caixa da empresa para arcar com nenhum custo pessoal, mantendo a organização e o controle da contabilidade em seu negócio.

⚠️ Defina um pró-labore para os sócios

No caso de você ter sócios administrativos em sua empresa, é importante atentar-se a alguns aspectos específicos. Um deles é o valor que cada sócio tem direito a receber, que não se chama “salário” e sim pró-labore.

O pró-labore é o valor recebido pelos sócios referente à participação nos lucros, juros sobre o capital ou bonificações dos resultados da empresa, conforme previsto na legislação.

É essencial que todas as regras relativas ao pró-labore constem no contrato social da empresa e tendo esse valor bem estipulado, evitam-se prejuízos ao desenvolvimento do negócio que também demanda de investimentos constantes para ser mantido.

Tudo deve ser bem avaliado para que os lucros atendam às necessidades do pró-labore, como também as necessidades da empresa.

⚠️ Otimização do controle financeiro

Sabendo-se que organizar a gestão financeira do seu empreendimento é uma árdua tarefa, é importante investir em ferramentas tecnológicas que facilitem essa organização.

Contar com um profissional contábil é um passo fundamental para manter o controle financeiro do seu negócio no azul.]

Atualmente, com os avanços da digitalização, existem diversos aplicativos de Contabilidade online que te ajudam a cuidar de toda a parte burocrática da sua empresa, como folha de pagamento, recolhimento de impostos, geração de relatórios, entre outras demandas.

Dessa forma, você estará otimizando atividades que exigem tempo e dedicação, tornando-as mais eficientes e eficazes.

O tempo que você gastaria organizando as informações financeiras da sua empresa, a partir do uso de ferramentas digitais, poderá ser utilizado para agilizar outras demandas urgentes.

⚠️ Diferenciar gastos pessoais e gastos da empresa

Nesse ponto, a primeira coisa a ser feita é ter uma conta bancária para uso exclusivo da empresa, de modo que você consiga saber quais são os custos referentes ao seu negócio, sem se confundir com seus gastos pessoais.

A separação física, ou seja, da conta pessoal e conta empresarial, facilitará a sua administração financeira.

Hoje em dia, existem diversos bancos que oferecem contas práticas para Pessoa Jurídica sem tarifas de manutenção, sendo que este acaba sendo um investimento necessário para garantir a organização do seu controle financeiro empresarial.

⚠️Tenha reservas pessoais e da empresa

É natural que, em alguns meses, a situação financeira fique mais apertada e, para sair do sufoco, é faz necessário contar com uma reserva de emergência.

Ter uma reserva financeira pessoal e outra reserva financeira para o seu negócio são passos fundamentais para o controle de despesas, afinal de contas qualquer um pode enfrentar dificuldades em algum momento e com um fundo reservado torna-se mais fácil superá-las.

Imagine se o país começa a enfrentar uma crise inesperada? Como o seu empreendimento sobreviverá sem uma reserva que supra as necessidades consequentes da situação econômica do país?!

Por isso, é essencial investir numa conta poupança, fundo ou qualquer forma de rendimento que favoreça o seu negócio nas situações de emergência.

O mesmo vale para as suas finanças pessoais.

⚠️ Faça um diagnóstico das finanças da empresa

Como saber qual é a sua real situação financeira sem acompanhar e avaliar os seus resultados?

Por isso, é preciso ter um relatório mensal com todas as entradas e saídas da empresa, bem como ter uma planilha com suas despesas pessoais especificadas.

A partir dessas informações, você conseguirá avaliar qual a sua situação financeira pessoal e também monitorar o controle financeiro da sua empresa com maior precisão.

⚠️ Determine quanto você pode retirar do caixa da empresa

Um dos objetivos de todo empreendedor é obter uma renda maior, mediante o sucesso do seu negócio. A grande questão é que nem todo lucro líquido da empresa deve ser considerado como sendo seu.

Para manter a organização, é orientado que você defina o valor do seu “salário” fixo e uma porcentagem de bonificação, que vai depender dos resultados da empresa em cada mês.

No caso do negócio bater as metas e aumentar o lucro, você ganhará mais em razão da bonificação estipulada, mas se o negócio não for tão bem, o seu salário fixo não será alterado.

Existem formas mais práticas de você determinar esse valor, veja como.

◆ Com base na realidade: tendo em mãos as informações financeiras do mês de menor faturamento, você verifica quais os gastos referentes ao negócio, sem misturar com os pessoais. Com o que sobrar, você separa uma parte para a reserva da empresa e a outra parte para o salário do empreendedor.

◆ Com base na meta: outra maneira é que você pode definir uma meta de quanto deseja receber por mês, somada aos gastos fixos e reserva da empresa. Dessa forma, você precisará bater essa meta mensalmente para receber o salário desejado. Se não conseguir, o seu salário diminui.

Gastos da empresa

Até agora nós temos falado sobre a importância de separar os gastos pessoais dos gastos da empresa, mas é importante saber quais são, finalmente, estes gastos da empresa?

Saber responder esse questionamento é um passo importante no cuidado com a saúde financeira do seu negócio, por isso vamos compreender sobre o que realmente estamos falando.

Os Gastos consistem em todas as saídas financeiras à vista ou a prazo que são feitas para suprir as necessidades da empresa. Podendo ser custos, despesas, desembolsos, investimentos, além das perdas.

Entenda cada um deles:

▶ Custos: é o que se gasta com bens e serviços necessários à produção como, por exemplo, a mão de obra para realizar consertos em equipamentos da empresa.

▶ Despesas: são todos os gastos referentes à administração do negócio como o salário do pessoal ou pró-labore dos sócios.

▶ Desembolsos: aqui se encaixam o pagamento dos fornecedores ou contas de água, luz etc.

▶ Investimentos: gastos que são feitos para adquirir bens que serão necessários nas atividades de rotina da empresa.

▶ Perdas: esses gastos ocorrem de forma inesperada, fora da rotina da empresa. Um exemplo das perdas são enchentes que prejudicam o estoque de um comércio, entre outras situações atípicas.

Uma boa dica de organização acerca dos gastos da empresa é classificar os seus gastos, de modo que você descubra com o que você está gastando mais. Isso pode te ajudar a tomar decisões mais assertivas que contribuam para a lucratividade do seu negócio.

A verdade é que um negócio não se mantém sem gastos, por isso é importante conhecê-los e monitorá-los, determinando quais são os custos fixos e quais são os custos variáveis da empresa.

Despesas fixas e variáveis: quais são elas?

Todos os gastos que acontecem periodicamente na empresa, que não dependem de quantidade de produtos vendidos ou serviços prestados, são considerados como custos e despesas fixas.

É o caso do aluguel do espaço, segurança, serviços de manutenção, etc.

Já os custos e despesas variáveis, dependem da produção e vendas da empresa.

Então, pode-se entender que, se as vendas forem altas, as despesas serão maiores. Do contrário, as despesas também diminuem.

Cada empresa precisa identificar quais são suas despesas fixas e variáveis, visto que cada negócio tem demandas específicas a serem analisadas antes de definir esses custos.

Em suma, obter essas informações registradas vai colaborar e muito para o bom andamento do financeiro do seu negócio, garantindo a ordem e evitando gastos desnecessários.

Como reduzir os gastos da empresa?

Ao tomar conhecimento de quais são as despesas fixas e variáveis da empresa, além de fazer o acompanhamento dos relatórios mensais para monitorar os resultados, você pode começar a pensar em como reduzir os custos da empresa.

O primeiro ponto a ser analisado é: quanto do meu faturamento se refere as despesas fixas?

Para saber, é preciso ter noção do parâmetro sobre despesas fixas para cada tipo de negócio.

Sendo um comércio, 1/4 do faturamento pode ser para as despesas fixas. Em se tratando de serviço, fala-se em 1/3 desse total. No caso de indústria, deve-se manter 1/5.

Se você fizer os cálculos e perceber que as suas despesas fixas ultrapassam o valor esperado do seu faturamento para este fim, significa que será necessário pensar em estratégias de redução de custos.

Mas é preciso ter calma e ser prudente antes de tomar qualquer decisão, afinal as mudanças a serem feitas precisam passar pela aprovação do seu cliente, que é uma peça fundamental para o sucesso do seu negócio.

Portanto, planeje com cautela a redução de custos da sua empresa, mantendo o foco no cliente e nas consequências que cada decisão pode gerar.

Logo, ao cogitar a redução de custos mediante a troca de um fornecedor por causa do preço de um produto, por exemplo, é preciso considerar se o novo produto irá atender as expectativas do cliente, que já estava acostumado e contente com o produto anterior.

Se essa troca ameaçar a qualidade do seu serviço ou produto, ela não deve ser considerada, visto que pode gerar perda de clientes, além de comprometer a boa fama da empresa.

A importância de calcular os custos fixos de uma empresa

Em muitos casos, o empreendedor tende a acreditar que a empresa está indo bem em razão do bom faturamento, mas olhar apenas para o valor total do faturamento não é suficiente para entender a real situação financeira da empresa.

Por isso, é importante calcular os custos fixos da empresa. Dessa forma, será possível traçar um planejamento de crescimento e estar preparado para situações de crise, a partir de investimentos e reservas.

Ademais, quando se tem os custos fixos da empresa bem identificados, estabelece-se uma base para fazer o planejamento estratégico, visando a uma maior lucratividade.

Com os custos fixos, também é possível atribuir os valores dos produtos de maneira assertiva e dentro da realidade da empresa.

Como calcular o custo fixo?

É preciso considerar o custo fixo total e o custo fixo médio da empresa para saber precificar os produtos e serviços oferecidos.

Para obter o custo fixo total, basta somar todas as despesas fixas do seu negócio.

O valor final deverá ser pago mensalmente pela empresa.

No caso do custo fixo médio, será necessário somar as despesas fixas juntamente com o valor de todos os itens fabricados.

Com o resultado, você divide pelo custo fixo e vai obter o custo fixo médio da empresa.

Mas será que você consegue fazer toda essa organização com os seus gastos pessoais também? Claro que sim!

Inclusive, para saber diferenciar gastos pessoais dos gastos empresariais, o ideal é conhecê-los a fundo, por isso vamos entender também como calcular e organizar os seus gastos pessoais.

Organizando o seu orçamento doméstico

Verdade seja dita: um dos motivos para apostar no empreendedorismo é a possibilidade de aumentar a renda mensal e melhorar a qualidade de vida.

No entanto, nada disso será possível somente com o sucesso do seu negócio.

Para que a renda alcançada com a sua empresa garanta uma vida financeira saudável, é preciso alguns esforços pessoais, tendo em vista a organização das suas finanças domésticas.

Existem empreendedores que quanto mais recebem, mais gastam, chegando a afetar diretamente a saúde financeira da empresa.

Se não deseja que isso aconteça com o seu negócio, aprenda a gerenciar as suas finanças pessoais, a partir de um planejamento financeiro bem estruturado e dentro da sua realidade.

Veja o que é necessário para obter um orçamento doméstico equilibrado:

✅ Saber qual a sua renda líquida mensal, sem contar com as bonificações referentes ao lucro do seu negócio;

✅ Identificar as suas despesas mensais; todos os gastos que você tem ao longo do mês.

A sua renda líquida mensal é o valor que sobra após todos os descontos de impostos e outros tributos.

No caso das despesas mensais, você pode utilizar o mesmo conceito de despesas fixas e variáveis que vimos anteriormente.

Em se tratando de um orçamento doméstico, podemos considerar exemplos de despesas fixas:

▸ Aluguel

▸ Condomínio

▸ Empregada ou Diarista

▸ Escola Particular ou faculdade dos filhos

▸ Plano de saúde

▸ Seguro do carro

▸ IPTU/IPVA, entre outros.

Alguns exemplos de despesas variáveis podem ser:

▹ Alimentação

▹ Cuidados pessoais

▹Contas de água, luz, telefone, internet

▹ Gás

▹ Cartão de crédito

▹ Passeios

▹ Farmácia

▹ Vestuário

▹ E outros.

Com base na sua realidade doméstica, faça a lista de todas essas despesas com seus respectivos valores e subtraia pela sua renda mensal.

O resultado será o saldo do mês, podendo ser positivo ou negativo.

? Saldo positivo: sua situação financeira é considerada estável, visto que você consegue pagar as suas despesas sem maiores problemas.

? Saldo negativo: ter a renda menor que seus gastos indica que você está com problemas financeiros e essa condição ameaça os gastos da empresa, pois a tentação de utilizar o caixa da empresa para cobrir gastos pessoais tende a ser grande e muito provável que isso seja feito.

O que fazer para alcançar uma organização no seu orçamento pessoal, então? Veja algumas atitudes que podem te ajudar!

Para quem tem saldo positivo, aqui vão algumas dicas:

1️⃣.  Mantenha o foco na disciplina, pois as tentações são diversas e constantes. Busque uma ajuda para continuar administrando bem o seu dinheiro.

2️⃣  Tenha uma reserva de emergência, pois imprevistos acontecem e podem custar além do que se têm condições de pagar.

3️⃣  Invista em novas possibilidades para aumentar o seu saldo mensal. O comodismo nunca é bom.

4️⃣  Analise a diferença entre a sua renda e as suas despesas para tentar cortar gastos, sempre que houver a possibilidade.

5️⃣  A opção de investir seu dinheiro deve ser considerada. O retorno tende a ser maior do que a poupança, mas é preciso aprofundar sobre o assunto para fazer bons investimentos.

6️⃣  Separe uma parte do seu saldo para realizar uma viagem ou passeio entre amigos ou família. Essa atitude vai motivar ainda mais a sua educação financeira.,

Os empreendedores com saldo negativo em seu caixa pessoal, devem seguir essas dicas:

1️⃣  Anote todos os gastos que fizer ao longo do mês. Isso serve até mesmo para o que são considerados “pequenos gastos”. Eles podem fazer uma diferença imensa no final das contas.

2️⃣  Reveja suas despesas variáveis. Sempre tem algo que pode ser cortado ou reduzido.

3️⃣  Busque maneiras de aumentar a renda fixa mensal. Algumas possibilidades são a revenda de produtos catalogados ou serviços freelancers.

4️⃣  Estabeleça um limite de, no máximo, 50% da sua renda mensal fixa para as despesas fixas. Ainda que seja preciso reavaliar o estilo de vida da família, cortando algumas atividades.

5️⃣  Pesquise os preços antes de comprar. Isso serve para o supermercado do mês que é um dos principais gastos pessoais do mês.

6️⃣  Evite usar cartão de crédito. Compras à vista podem ser grandes aliados na organização financeira.

Existem algumas perguntas que devem ser respondidas sempre que você pensar em realizar um gasto:

? Eu preciso mesmo disso?

? Qual a utilidade deste produto para mim?

? Eu conseguirei pagar essa compra sem que me preocupar problemas financeiros no futuro?

Com essas respostas, será possível fazer a melhor decisão para o momento financeiro em que se está enfrentando.

Vale considerar também que o controle do orçamento pessoal deve ser feito sempre, ainda que a situação esteja positiva.

Fazer esse planejamento somente em momentos de crise não vai ajudar muito. Ele precisa ser constante e, em contrapartida, utilizar as mesmas estratégias no controle financeiro da empresa, como por exemplo o fluxo de caixa.

Conclusão

Pelo que foi visto até aqui, saber diferenciar gastos pessoais e gastos da empresa é um fator extremamente importante para obter o sucesso do seu negócio, além de garantir uma boa renda mensal ao empreendedor.

É preciso, por conseguinte, conhecer quais são os custos e despesas fixas e variáveis da empresa, bem como identificar essas mesmas despesas no orçamento pessoal.

Com todas essas informações em mãos, torna-se possível elaborar um planejamento estratégico que permita a tomada de decisões assertivas para a melhoria e crescimento do seu negócio.

É importante estar em dia com suas despesas pessoais para que não seja necessário mexer no caixa da empresa para este fim.

Essa atitude pode gerar uma onda de problemas que será difícil de ser controlada, podendo levar o seu negócio à falência.

Contar com uma ajuda profissional de contabilidade é um passo fundamental, principalmente para o empreendedor iniciante e que pouco entende da parte burocrática do negócio.

Ademais, ainda que você seja uma pessoa informada e organizada em todos esses aspectos, tomar determinados cuidados nunca será demais, tendo em vista o bom andamento do seu negócio.

Logo, um empreendedor de sucesso é aquele que consegue manter a organização financeira da sua empresa, mesmo em tempos de crise, sendo necessário contar com reservas financeiras de emergência e o constante monitoramento dos resultados do negócio.

Colocando em prática essas orientações, o equilíbrio financeiro é alcançado tanto na empresa, quanto na vida pessoal.