Por que devo fazer uma boa gestão de fornecedores na minha empresa?

Uma gestão de fornecedores bem pensada é fundamental para o bom desempenho de qualquer empresa. Através dela, é possível manter um nível adequado de estoque,  além de negociar sobre melhores condições de pagamento, entrega e valores de produtos e serviços necessários para as suas atividades.

O mercado, hoje, encontra-se extremamente competitivo e essa característica se estende igualmente às cadeias de suprimentos. E como a gestão de fornecedores encontra-se intimamente ligada à eficiência e à produtividade da empresa, é fundamental escolher bem os fornecedores e fazer um acompanhamento próximo e criterioso desde o início da relação.

Para gerir a rede de fornecedores da empresa de forma eficiente, deve-se definir objetivamente os principais critérios de avaliação (seus indicadores de desempenho), além de estruturar uma base de dados completa com as informações essenciais sobre todos os fornecedores, o que sempre fará economizar o tempo de decisão do gestor nos processos de escolha e contratação de demandas.

O número de fornecedores com os quais a empresa deve trabalhar precisa ser decidido com base nas suas necessidades, avaliando as estratégias organizacionais, os objetivos da demanda e a forma de trabalho. Conhecer tanto os detalhes da operação quanto a qualidade dos fornecedores permite que o gestor possa tomar melhores decisões e reavaliar constantemente se os fornecedores com os quais trabalha atualmente têm plena capacidade de atender às suas necessidades atuais e futuras - ou se é o momento de buscar novas opções, seja através de indicações ou pelo mercado.

O QUE DEVO CONSIDERAR NA ESCOLHA DE FORNECEDORES?

Em toda seleção de fornecedores, os objetivos são semelhantes:

✔️Conseguir a melhor qualidade,

✔️ na quantidade necessária e com os melhores prazos de entrega,

✔️preços mais baixos e condições de pagamento flexíveis.

Após ter-se definida qual a compra necessária, a decisão crítica passa a ser sobre qual ou quais os fornecedores são os mais adequados para atendimento da demanda.

O melhor fornecedor será sempre aquele que tiver em seu processo produtivo a tecnologia e os recursos necessários para produzir os bens demandados na qualidade exigida (ou superior), na quantidade solicitada, com uma eficiência que lhe permita ter lucros e, ainda assim, comercializar seus produtos por preços competitivos.

Ao selecionar fornecedores, no entanto, lembre-se que por melhores que eles sejam, suas políticas internas serão diferentes das suas. Portanto, para alcançar os resultados da melhor maneira é fundamental que os processos de ambas estejam alinhados e tenham o menor índice de falhas possível. Em caso contrário, ainda que você tenha optado por um fornecedor habitualmente pontual, ele pode vir a não atender algumas das exigências internas da sua empresa, necessárias para a obtenção do seu produto nas condições ideais, devido apenas à falta de ajustes de processos. Por este motivo, é importante que, como contratante, o gestor alinhe com a empresa fornecedora a definição de processos e o treinamento das equipes para que todos estejam alinhados em relação aos novos fluxos de operação.

A definição dos critérios para escolher os melhores fornecedores depende da análise do modelo de negócio da empresa e quais as suas exigências e condições financeiras.

Um bom fornecedor é capaz de garantir produtos de qualidade com os melhores preços, mas sobretudo respeitando todas as condições negociadas com o comprador, como os prazos de entrega, para que seja garantida a segurança do empreendedor.

A falta de bons fornecedores pode prejudicar a empresa contratante de inúmeras maneiras, que vão desde o prejuízo decorrente da não-concretização de vendas até a perda de reputação - que consequentemente implica em danos em sua imagem no mercado e a dificuldade de conseguir novos clientes.

Mas antes de escolher o fornecedor mais adequado para a empresa, deve-se primeiro avaliar como se dará a negociação:

?Os produtos serão comprados em grande quantidade, de forma contínua ou por demandas pontuais?

? Em cada um desses casos, o estoque da empresa é suficiente?

? E a estrutura de venda é adequada?

No entanto, cabe destacar que, para selecionar os fornecedores mais vantajosos para o negócio, os empreendedores deixaram de avaliar exclusivamente critérios básicos, como preço, prazo e qualidade mínima.

Outros itens passaram a ocupar também a pauta de negociações entre as empresas, como:

☑️ Aspectos de habilitação jurídica e regularidade fiscal;

☑️ Todos os aspectos relacionados à entrega, como a confiabilidade, custos de transporte, consistência nas entregas;

☑️ A qualidade total oferecida pelo fornecedor (e não apenas o atendimento à qualidade mínima exigida);

☑️ O serviço prestado pelo fornecedor, incluindo sua disposição para necessidades de flexibilização pontual de processos;

☑️ Sua capacidade tecnológica e de processos;

☑️ Um serviço de pós-venda eficiente, caso o produto necessite de peças de reposição ou apoio técnico;

☑️ A saúde financeira do fornecedor;

☑️ A promoção de condições dignas de trabalho aos seus funcionários e a observância a questões de sustentabilidade e cuidados com o meio ambiente.

Atender aos fatores listados acima (e outros, a depender das necessidades da empresa) ajudará à empresa a se destacar no mercado, reduzindo preços, otimizando seus processos, oferecendo produtos de qualidade e aumentando as suas vantagens competitivas.

POR QUE É NECESSÁRIO CADASTRAR FORNECEDORES?

Cadastrar fornecedores, além de normalmente se tratar de uma exigência organizacional, tem se tornado uma necessidade na operação diária das empresas, visto que, através desses cadastros, tem-se a possibilidade de otimizar buscas, identificar fornecedores mais apropriados para futuras demandas, comprovar a capacidade produtiva e técnico-operacional e a idoneidade das informações prestadas, além de classificar todos os atributos de maneiras diversas (como por exemplo em relação ao prazo de entrega, preço médio dos produtos, localização etc.).

As fichas de cadastros são imprescindíveis para a operação diária do setor de compras da empresa. Através da sua análise, pode-se eleger fornecedores com melhores condições, que tenham a capacidade de substituir relações comerciais que já não atendam às necessidades da empresa contratante.

O cadastro de fornecedores, para empresas que estão iniciando ou não possuem um fluxo complexo para realizar a compra dos insumos, produtos ou serviços necessários para a sua atividade, é simples de ser executado e não precisa de softwares ou recursos avançados de gestão. Uma simples planilha no computador já pode atender a essa necessidade, com informações básicas como nome, onde a empresa está localizada, telefone e/ou e-mail e demais meios de contato, prazos de entrega e de cobrança, preço médio dos produtos ou serviços que se pretende contratar, e o que mais for necessário. Além disso, relacione a cada um desses fornecedores os produtos ou serviços que você adquire regularmente - isso facilitará também a sua identificação posterior. 

Para que esse cadastro seja suficiente para auxiliar na organização da sua empresa, lembre-se de associar a cada fornecedor as seguintes informações:

?A relação de todas as compras realizadas no ano, com seus respectivos números de pedido;

? As datas de emissão e da entrega efetiva do produto;

? As condições de pagamento: se à vista ou a prazo (30, 60, 90 dias);

? Se houve ou não devolução;

? Valor total do pedido;

? Valor com desconto.

Tendo em mãos esses dados, o gestor pode avaliar a não-observância de qualquer um dos itens contratados, e ter novas opções de fornecedores prontos para atenderem a um chamado específico para não deixar os clientes na mão e preservar a reputação da empresa. Fazer e gerenciar uma boa lista de fornecedores significa, portanto, ter alternativas para ser capaz de fazer escolhas mais inteligentes e tornar os processos de contratação mais ágeis e eficientes.

O setor de compras, enfim, poderá fazer uma classificação interna identificando os melhores parceiros, que deverão ter preferência para receber novos pedidos.

ONDE BUSCAR FORNECEDORES PARA MINHA EMPRESA?

A escolha dos fornecedores, seja de matéria-prima ou de produtos, é de total importância para o desempenho da empresa. Caso você precise de novos fornecedores para atender às demandas do seu empreendimento, a primeira dica é buscar recomendações. Converse com empresários da sua cidade, sendo ou não do mesmo ramo em que você atua. Muitos empreendedores hoje já possuem cadastros de fornecedores com informações detalhadas e registros dos últimos negócios realizados com cada um.

Buscar indicações é uma das estratégias mais recomendadas para identificação de novos fornecedores, pois através desses relatos o empreendedor terá mais segurança, obtendo referências da qualidade do produto oferecido por meio de pessoas conhecidas que já fizeram negócios com o fornecedor.

A internet também pode ser uma importante aliada na etapa de pesquisa e escolha dos fornecedores. Bons fornecedores normalmente possuem sites e páginas em mídias sociais, onde é possível verificar clientes atuais e depoimentos de pessoas com as quais eles já negociaram.

Você também pode participar de feiras de negócios, consultar catálogos ou buscar apoio em associações locais voltadas para o mercado. Se preciso, visite os novos fornecedores e conheça de perto suas instalações e operações, para que você possa se certificar da qualidade e capacidade produtiva oferecida por eles.

QUE MEDIDAS TOMAR QUANDO UM FORNECEDOR NÃO CUMPRE O CONTRATO?

Mesmo com todo o processo de formalização e profissionalização pregado pela gestão moderna, muita empresas ainda mantém somente acordos verbais com seus fornecedores. No entanto, é imprescindível que as empresas compreendam a importância de se ter um contrato escrito, com todas as cláusulas referentes aos direitos e obrigações tanto dos seus fornecedores quanto das próprias empresas.

Nesses contratos são definidas as regras e detalhes sobre os quais são operadas as relações comerciais entre fornecedor e contratante e, consequentemente, o que deve ser cumprido por ambas as partes.

MAS O QUE FAZER QUANDO O FORNECEDOR NÃO CUMPRE
ALGUM DOS PONTOS ACORDADOS NO CONTRATO?

O primeiro passo é verificar quais são as sanções previstas para o caso de descumprimento, por alguma das partes, dos pontos firmados contratualmente.

A empresa pode ser compensada de inúmeras formas. Compensações comuns são o pagamento de multa proporcional ao dano (seja não conformidade com o produto oferecido ou atrasos na entrega, por exemplo) ou mesmo o abatimento no preço pago pelo produto.

Muitos fornecedores, ao não atenderem por algum motivo um dos pontos previstos em contrato, oferecem também descontos e condições especiais de atendimento para novas compras.

No entanto, caso o fornecedor não atenda ao acordado em contrato e não se disponibilize a compensar a empresa contratante pelos danos causados na falha do serviço, a contratante pode recorrer judicialmente para recuperação de todos os prejuízos decorrentes da má prestação dos serviços e pela não-entrega dos produtos nas condições previamente estabelecidas.

O importante é evitar esse tipo de transtorno estabelecendo parceria com bons fornecedores. 

O QUE PODE SER EXIGIDO DE UM FORNECEDOR?

Com a crescente intensificação da concorrência em todos os mercados, incluindo as redes de suprimentos, fornecedores de todas as áreas têm tido a necessidade de investir em qualificação de recursos humanos, aprimoramento de maquinário e do processos produtivos, com vistas a manterem sua competitividade e atendimento às demandas, cada vez mais exigentes, das empresas.

Alguns fornecedores se destacam entre os demais, tornando-se parceiros da empresa e parte integrante da sua estratégia. Esses parceiros normalmente se destacam por manterem índices excelentes de qualidade, alta flexibilidade para negociações, preços competitivos e atendimento impecável aos prazos estimados para entrega das mercadorias contratadas.

Outros fornecedores, no entanto, falham no atendimento dos pontos acordados no momento de contratação dos serviços, tornando-se um entrave para o sucesso das operações da empresa contratante. Para contornar frustrações é importante delinear claramente em contrato quais as obrigações que deverão ser seguidas pelo fornecedor.

De modo geral, costuma-se exigir dos fornecedores que atendam aos requisitos listados abaixo:

✅ Conhecimento

É fundamental que os fornecedores sejam especialistas na prestação de serviços ou produção dos bens que eles se disponibilizam a comercializar. Os fornecedores devem conhecer a fundo as características intrínsecas do produto, o que tem sido oferecido pelos concorrentes, quais as melhores práticas observadas pelo mercado (benchmarking) e o que vale a pena ou não ser adaptado na demanda do cliente de modo a atendê-lo da melhor maneira.

✅ Conformidade

Ao contratar serviços ou produtos, devem necessariamente ser cumpridos os requisitos de qualidade mínimos especificados em acordo prévio entre ambas as partes. Para demonstrar o atendimento a esses requisitos, os fornecedores devem prover evidências de que estão continuamente providenciando os produtos com a melhor qualidade possível.

Para estimular um melhor desempenho por parte do fornecedor, uma boa estratégia é adotar políticas de benefícios ou de ônus: se o fornecedor atender ao cliente de modo relevantemente satisfatório (indo além da qualidade mínima acordada), podem ser criadas formas de reconhecimento, como novos pedidos com quantidades maiores, fidelização por um período determinado ou até exclusividade de contratação.

Por outro lado, caso os produtos apresentados pelo fornecedor estejam em não-conformidade em relação ao combinado entre as partes, podem ser aplicadas penalidades previstas no contrato.

Essas análises devem ser feitas tendo por base indicadores de desempenho estipulados de acordo com as principais necessidades da empresa contratante.

Por exemplo, se o principal objetivo é entregar o produto ao consumidor final no menor prazo possível, os indicadores de desempenho devem ser capazes de permitir ao gestor avaliar todos os elementos presentes no processo produtivo que tenham impactos relevantes sobre o tempo de preparação/entrega do produto, identificar possíveis falhas e solucioná-las.

No caso da ocorrência de qualquer imprevisto no processo produtivo que impacte na qualidade daquilo que foi contatado, os fornecedores devem comunicar ao cliente o quanto antes, de modo a fazer-se um alinhamento em relação àquilo que pode ser providenciado para amenizar os problemas identificados sem que haja atraso no prazo de entrega acordado.

✅ Preço

Um dos pontos principais negociados entre clientes e fornecedores é o preço dos produtos  e serviços adquiridos. 

✅ Colaboração

Sem confiança e colaboração, não é possível estabelecer uma relação sadia e produtiva entre fornecedores e clientes. A confiança é fundamental para que sejam compartilhadas informações estratégicas que colaborem para o alcance de novos objetivos, sendo encontradas soluções mais vantajosas para ambas as partes.

✅ Responsabilidade

Além de ser responsável pela qualidade acordada, o fornecedor também deve se responsabilizar pelo cumprimento de todos os pontos alinhados previamente. Alterações no prazo determinado ou nos custos de produção podem ser responsáveis por perdas financeiras significativas para o cliente, além de prejuízos em sua imagem e na sua capacidade de penetração no mercado. Ao falhar com um dos pontos acordados com o cliente, o fornecedor se torna diretamente responsável pela perda de prestígio do contratante, devendo, inclusive, arcar com custos provenientes da falta.

Quer saber mais sobre qual a importância e como fazer uma boa gestão de fornecedores na sua empresa? Acesse os nossos conteúdos e conheça mais sobre esse e outros assuntos que podem te ajudar a identificar as melhores estratégias e ferramentas para a gestão eficiente dos fornecedores.

Conte com o Sebrae para te ajudar nesta importante jornada!