O que é gestão à vista e como aplicá-la na sua empresa

Esse processo é um modelo de gerenciamento das atividades no ambiente de trabalho e tem como objetivo oferecer aos colaboradores os resultados em tempo real da sua produtividade no ambiente de trabalho.

Com essa estratégia, a empresa visa a motivação de seus colaboradores para uma organização de atividades no horário de trabalho a fim de aumentar a produtividade sem comprometer a qualidade do serviço. Alguns pontos explorados por esse modelo de gestão são:

✅Identificação dos pontos fortes e pontos fracos, no que se refere à produtividade dos setores da empresa;

✅Motivação do trabalho em equipe, promovendo um melhor engajamento entre a equipe para que as melhorias sejam efetivas;

✅Reorganização das ações estratégicas para a execução de um plano de ação mais adequado;

✅Além de acompanhar os resultados, permite ao gestor verificar a performance do grupo.

As informações enviadas pela plataforma podem ser referentes a todas as etapas de produção em diferentes departamentos da empresa ou podem oferecer uma verificação mais ampla, contemplando a desenvoltura de todos os setores do negócio.

Essa integração fornece uma comunicação de dados mais detalhada sobre as atividades, podendo oferecer gráficos e métricas importantes para a visualização dos resultados pelos colaboradores. Nessa perspectiva, pode-se dizer que, por esse sistema, é possível conferir se as metas e objetivos do negócio estão sendo alcançados.

A seguir, confira as vantagens que esse modelo de gerenciamento oferece para o seu negócio.

Muitos são os benefícios que o gerenciamento de atividades oferece às empresas. A seguir, vamos pontuar alguns benefícios desse recurso para uma melhor administração do seu negócio.

✅Informações compartilhadas

A gestão à vista promove um compartilhamento de informações que é importante para a tomada de decisões do negócio. Dessa forma, as equipes passam a ser mais participativas e a buscar por melhores soluções para os problemas enfrentados nos seus respectivos cargos.

✅Motivação e envolvimento

Acontece naturalmente com uma gestão de informações compartilhadas, onde o seu colaborador nota que pode contribuir com boas ideias e se sente parte de todos os processos da empresa.

✅Tomadas de decisões mais inteligente

Por oferecer informações mais detalhadas, o sistema gera segurança na execução de novas estratégias e permite a definição de ações mais inteligentes para aumentar a produtividade do seu negócio.

✅Observação das metas

Para saber se a empresa está obtendo resultados positivos, é necessário que as metas estabelecidas sejam cumpridas; e para acompanhar esses dados, a gestão à vista oferece maior precisão nas informações, uma vez que os dados são coletados em tempo real.

✅Maior qualidade no atendimento

Produções que acontecem dentro prazo esperado e que não apresentam falhas ou danos geram satisfação ao consumidor final. O atendimento passa a ser com resultados positivos, sem reclamações e com maiores chances de fidelização de clientes.

✅Desenha a cultura organizacional do seu negócio

Através dos relatórios apresentados pela plataforma integrada, é possível perceber a cultura organizacional da sua empresa. Essa informação é importante para determinar as ações inovadoras que são necessárias para a introdução do seu negócio no mercado competitivo e modernizado.

✅Permite a avaliação de riscos e falhas

Quando se tem informações detalhadas e atualizadas, fica mais fácil observar onde acontecem as falhas nos departamentos de uma empresa. E isso é uma das grandes vantagens que a gestão à vista oferece aos empreendimentos que desejam reduzir seus riscos e trabalhar as suas fraquezas.

Agora que você compreendeu o que é e quais os benefícios de ter uma gestão à vista na sua empresa, resta saber como aplicar e quais recursos utilizar para que essa estratégia funcione.

Para aplicar a gestão à vista, você precisa de um software que realizará a integração entre os departamentos da sua empresa e que permitirá acompanhar os processos e operações e coletar os dados necessários para uma melhor administração desses setores.

A seguir, temos algumas técnicas utilizadas nessa proposta.

• Kanban

Essa técnica é muito utilizada para melhorar a organização das atividades em cada departamento. As tarefas são divididas em 03 categorias: as feitas, as pendentes e as que estão em execução.

Por meio dessa organização, é possível mensurar os serviços mais urgentes e estabelecer prioridades para os processos de produção. Nessa perspectiva, é possível visualizar melhor as entregas que foram feitas dentro do prazo programado e aquelas que estão com prazo por vencer, permitindo ao seu colaborador cumprir com as demandas dentro do tempo estabelecido.

• Dashboard

É um recurso muito útil para os empreendimentos que necessitam de organização mais precisa e detalhada. Através desse sistema, é possível acompanhar o andamento das metas e os resultados coletivos e individuais nos diferentes departamentos de uma empresa.

•  Indicadores de desempenho

Esse recurso é um método utilizado para obter informações relacionadas aos objetivos e ao desempenho das equipes nos seus diferentes setores de atuação.

As informações são relacionadas às metas, aos objetivos da empresa e ao seu planejamento estratégico. Para aplicar essa metodologia, a empresa precisa ter os objetivos do seu negócio muito bem definidos para conseguir mensurar se os resultados estão satisfatórios ou se devem ser melhorados.

Tecnologia disponível para sua gestão à vista

Alguns softwares foram desenvolvidos para oferecer uma gestão à vista a diversos empreendimentos. Inclusive, são tecnologias digitais que já se encontram disponíveis no mercado corporativo e podem ser acessados por diferentes dispositivos, desde televisores até aparelhos celulares.

Ao implantar a gestão à vista, você está ampliando a visibilidade do seu negócio para que seus colaboradores possam ser, também, agentes ativos nas mudanças necessárias em cada departamento.

A implantação de uma gestão à vista requer transparência e uma comunicação aberta entre gestores e colaboradores da empresa. Dentre os maiores desafios desse modelo de gestão, podemos citar:

• Dificuldade dos gestores em informar abertamente a receita da empresa, quanto está faturando etc.;
• Falar sobre as fraquezas do negócio, assim como as suas negociações bem sucedidas;
• Trocar ideias com os colaboradores sobre os planos futuros da empresa;
• Aceitar sugestões das equipes e modificar os processos e operações para modelos mais modernos e inovadores de atuação.

Com o modelo de gestão à vista, todos os colaboradores têm acesso a informações como: planejamento estratégico, indicadores de desempenho por departamento e por funcionários, dados detalhados de performance, código de conduta etc.

Nesse sentido, é importante que todos os dados compartilhados passem por uma análise mais profunda, onde os gestores, por conhecerem os seus colaboradores, conseguem compreender melhor se o impacto que essas informações nos departamentos da empresa serão positivos ou negativos.

É dessa forma que muitos empresários estão agregando recursos diversos para melhorar a comunicação interna da empresa. Alguns aderiram às plataformas digitais para conectar os setores e melhorar o atendimento e a produtividade em cada setor; outros aderiram aos aplicativos onde se comunicam em tempo real com toda a sua equipe, compartilhando problemas e soluções.

Essas ações têm gerado um maior engajamento das equipes e têm permitido tomadas de decisões mais inteligentes dentro das organizações.

Para que seus colaboradores possam compreender a real importância que tem na sua empresa, é preciso que eles vejam, por si só, o impacto que seu trabalho gera no negócio. Precisa perceber o quanto os erros podem trazer prejuízos para todos os setores da empresa e por que é preciso evitar que esses erros aconteçam.

Quando seu colaborador percebe que é uma peça importante no cargo que ocupa, se sente responsável por fazer as coisas acontecerem da forma certa, executando suas funções com mais cuidado e dedicação e compartilhando soluções que podem mudar o rumo do seu negócio em direção a boas vendas.

A gestão à vista traz essa transparência nas informações, integrando toda a sua equipe de forma a ter ações mais efetivas em cada setor. É uma estratégia de alcance e envolvimento de pessoal que traz bons resultados para a empresa.

Se você não sabe como fazer a gestão à vista na sua empresa, mas tem vontade de implantar essa estratégia, seguem algumas dicas que irão orientar você nessa jornada.

1. Mapeamento de processos

Já mencionamos nos tópicos anteriores esse modelo que são os Indicadores Balanceados de Desempenho. Vamos aprofundar esse assunto.

O mapeamento de processos é um método em que se cria um mapa da empresa de forma mais estratégica e que contempla as seguintes informações:

• Os objetivos da empresa e setores;
• Metas estabelecidas em determinado período;
• Indicadores e métricas dos processos e operações;
• Os planos de ação para que os objetivos sejam alcançados.

Esse método é estruturado para diferentes pilares: financeiro, cliente, processos internos e de aprendizado.

Mapear os processos vai além de saber o que está ou não está sendo feito em cada setor: consiste em compreender as dificuldades dos seus colaboradores nas suas funções e oferecer alternativas para eles poderem se aperfeiçoar nesses processos.

Falaremos a seguir sobre os quatro pilares citados:

➣ Financeiro: profissionais qualificados, processos internos sem apresentar prejuízos e clientes satisfeitos são o alicerce que garante uma boa lucratividade para a empresa. É por isso que investir nesses pilares é uma alternativa efetiva e inteligente.

➣ Clientes: quando os processos e as operações são realizados da forma adequada, as produções acontecem no tempo previsto, prejuízos são evitados e o cliente recebe produtos ou serviços de qualidade e com preços acessíveis. Isso gera segurança, autoridade e satisfação aos clientes fortalecendo até nas propostas de fidelização para os processos de vendas.

➣ Processos Internos: com profissionais capacitados os processos e operações da empresa são realizados da forma mais adequada e isso influencia em toda a estrutura da organização. Profissionais que sabem o que fazem tem as melhores soluções para oferecer aos desafios no seu setor.

➣ Aprendizado: uma equipe com conhecimento produz de forma mais qualitativa. É fundamental ter uma equipe treinada e capacitada para a execução das suas funções e todos os gestores de uma empresa devem levar esse pilar em consideração para ter bons resultados futuros.

2. Quadro de fluxo de trabalho

Esse quadro é muito utilizado para acompanhar as atividades da sua equipe. É comum para delegar funções e ter um melhor controle sobre o andamento dos processos. Algumas empresas utilizam um quadro com as informações expostas. Outras, no entanto, estão aderindo à tecnologia e utilizando de plataformas para ter esse controle.

Assim, as plataformas oferecem informações sobre as tarefas do dia, o responsável por executar essa tarefa, o tempo para o seu cumprimento e qual o status dessa atividade: "em execução", "pendente" ou "finalizada".

3. Painéis de gestão

Esses painéis apresentam informações sobre os processos e operações da empresa. Os dados e indicadores podem ser apresentados por relatórios ou por gráficos que auxiliam em uma melhor visualização dos resultados da empresa.

Essas informações podem ficar expostas em um painel físico ou em telas projetadas. Com o avanço da tecnologia dentro das organizações, a informação fica muito mais acessível e fácil de ser compartilhada. Esse painel permite:

• Informar sobre o que está acontecendo dentro da empresa;
• Fornecer dados indicadores de desempenho, setores de maior produtividade, setores que apresentam maior demanda etc.;
• Apresentar aos colaboradores os objetivos da empresa e as metas que precisam ser cumpridas para que o objetivo seja alcançado.

Essas ações auxiliam para a melhoria dos resultados da empresa. No entanto, para que sejam efetivos, os painéis devem ser atualizados constantemente.

4. Planejamento de períodos

Esse planejamento é a elaboração de propostas mais efetivas na empresa, tanto para os gestores quanto para as atividades dos seus colaboradores.  O objetivo desse planejamento de períodos é criar um plano de ação para cada departamento ou equipe, estabelecendo as etapas e os responsáveis pela execução dessas atividades em determinado período.

Como é um planejamento de atividades para todos os departamentos da empresa, ele contribui também com os processos de gestão, estabelecendo atividades de forma a ampliar a visão organizacional da empresa e a encontrar soluções mais assertivas para o desenvolvimento dos processos e operações do negócio.

5. Análise das metas

Todo empreendimento que deseja alcançar os seus objetivos precisa analisar e acompanhar as métricas do negócio. E é essencial que isso não seja uma função apenas dos líderes da empresa, mas também de seus colaboradores.

É preciso ter uma cultura organizacional onde todos estejam preparados para cooperar e apresentar soluções ou ideias para as melhorias, seja no ambiente de trabalho, seja nas interações entre as equipes.

A análise das metas consiste basicamente em acompanhar os dados e indicadores de desempenho para observar os rendimentos futuros em curto, médio ou longo prazo. E quando falamos em rendimentos, não estamos tratando somente dos valores, custos e lucros da empresa, mas também do quanto os colaboradores e equipamentos são rentáveis em cada setor e em suas ações.

6. Gestão de comportamento

O comportamento dos colaboradores é uma questão muito importante a ser acompanhada, uma vez que suas ações podem gerar grandes prejuízos para o seu negócio. Assim, essa é outra informação compartilhada na gestão à vista.

Obviamente que os gestores devem manter o decoro e não constranger a sua equipe com as informações expostas, mas mantê-los informados sobre as condutas aceitáveis e não aceitáveis no ambiente de trabalho é essencial para que as produções não aconteçam em um espaço conflituoso e que pode trazer problemas sérios a qualquer momento.

Algumas das ações estratégicas para o tópico em questão são:

• Expor dicas para uma melhor convivência entre as equipes;
• Expor dicas de condutas, apresentando o que é ser profissional em uma postura ética e moral;
• Esclarecer sobre o que a empresa espera de seus profissionais e qual o clima organizacional desejado para um bom desempenho das atividades de trabalho.

7. Segurança do trabalho

Conhecer a sua empresa é saber todos os riscos que oferece para os processos, operações e colaboradores. A gestão à vista oferece aos seus colaboradores orientações de como aplicar a segurança no trabalho, EPIs necessários para manter os colaboradores a salvo e promover um ambiente seguro e apropriado para as atividades.

Orientar quanto à importância da utilização de EPIs é uma obrigação de todo gestor de equipes. Os profissionais que cuidam da sua saúde preservam também a saúde de seus colegas de profissão.

É possível trabalhar essas informações com lembretes, dicas e informações sobre a necessidade do uso de máscaras, luvas, capacetes e demais equipamentos essenciais para cada função dentro da empresa. Além disso, você pode pedir sugestões aos seus colaboradores para que eles também estejam envolvidos e comprometidos com esse cuidado.

Uma das ações implantadas nas empresas é a informação através de recursos corporativos. Dentre esses recursos, está a TV corporativa, que é utilizada como uma fonte de informação dentro do ambiente de trabalho.

Por esse canal, os funcionários passam a compreender a realidade do negócio, recebendo notícias atualizadas e observando o andamento das atividades através das telas no seu local de trabalho.

Como usar a tela corporativa?

✅Informações sobre as atividades da empresa;

✅Modificações feitas dentro do espaço de trabalho;

✅Sugestões para melhorar o atendimento, a execução das atividades ou mesmo de como lidar com os desafios do dia a dia;

✅Dicas de comportamento, meios de cooperação ou de como tornar o serviço mais ágil;

✅Pode ser posicionado como sinalizador de departamentos, demonstrativo de gráficos com dados importantes para a empresa ou mesmo apresentação de desempenho por períodos.

As TVs corporativas são uma estratégia que tem contribuído de forma significativa com a comunicação interna nas empresas, principalmente naquelas de maior porte. Ela caracteriza as inovações da era tecnológica como um apoio de aperfeiçoamento do pessoal e de engajamento mais intensificado desses colaboradores.

Exemplo de conteúdos para a gestão à vista com o uso da TV corporativa

Se você achou uma boa ideia utilizar a TV corporativa para a gestão à vista, a seguir trazemos alguns exemplos de conteúdos que você pode utilizar para o compartilhamento das informações empresariais.

✅ Apresentação da Missão, Visão e Valores da empresa. Esse conteúdo é importante para que o seu colaborador saiba por que seu serviço é tão importante para o negócio;

✅ Objetivos e resultados da empresa são informações importantes para todos os seus colaboradores, pois é preciso saber qual objetivo se pretende alcançar para o sucesso da empresa;

✅ Regras de convivência são essenciais para que não ajam conflitos capazes de prejudicar o andamento das atividades da empresa. É preciso uma equipe unida para que todos os setores funcionem em harmonia e de forma lucrativa;

✅ Organização e rotina de trabalho também são informações relevantes para os colaboradores. Se cada um fizer a sua parte, com disciplina e responsabilidade, a empresa tem mais chances de desenvolvimento e estabilidade no mercado competitivo;

✅ Metas e resultados também podem ser apresentados aos seus colaboradores. Podem ser informações mais gerais, como os resultados num ponto de vista mais amplo da empresa, ou podem ser informações mais detalhadas, como os resultados por departamento;

✅ Avisos sobre a segurança do trabalho são necessários para que seus colaboradores saibam em que momento ou em qual lugar devem ter mais cuidados. Os avisos referentes à segurança da sua equipe geram maior confiança e promovem um ambiente saudável para o desempenho das atividades;

✅ Cardápio e alimentação também são informações compartilhadas entre os colaboradores.

Muitos profissionais não sabem se podem fazer lanches, quais os horários ou se existe um espaço específico para a sua refeição. Algumas empresas possuem refeitório próprio onde sua equipe pode levar sua marmita ou mesmo oferece refeição para que os trabalhadores se alimentem no local de trabalho.

Organizar a gestão da sua empresa é uma questão de necessidade para que os seus colaboradores possam trabalhar sem sobrecarga e assumir as suas responsabilidades profissionais com o compromisso de produzir com qualidade e gerar um atendimento satisfatório.

Nessa perspectiva da TV corporativa para a gestão à vista, algumas empresas preferem divulgar informações por departamentos. Essas informações geralmente são:

✅ Faturamento de um setor em determinado período;

Índices de faltas, prejuízos ou desperdícios;

✅ Vendas por período, quantidades produzidas, saídas de produtos em determinado tempo etc.;

✅ Indicadores do setor de produção;

✅ Indicadores da qualidade dos produtos e/ou serviços;

✅ Ajustes necessários, mudanças que serão executadas no setor e quem irá desempenhar as atividades em cada departamento.

A comunicação interna bem desenvolvida dentro do negócio permite que os departamentos atuem com maior autonomia, aplicando estratégias mais eficientes e capazes de apresentar melhores resultados.

Motivar o interesse e o envolvimento da sua equipe faz toda diferença para o sucesso da sua empresa. Se você gostou deste conteúdo, acompanhe nossas novidades e compartilhe essa informação!