Como criar um Plano de Comunicação Interna eficaz para sua empresa

Ter o foco no cliente, sem dúvidas, é fundamental para o sucesso de qualquer empresa. No entanto, esse conceito precisa ser expandido e compreendido na sua totalidade.

De nada adianta estar extremamente concentrado em satisfazer os desejos e necessidades do consumidor, se a sua equipe não está engajada ou não conhece os objetivos gerais do negócio.

Sua marca depende de um grupo de pessoas que compartilha um objetivo comum. Se isso não ocorre, a empresa corre o risco de fracassar no mercado.

Comunicação é a única forma de alinhar as expectativas e garantir que todos estejam na mesma página, lutando com os mesmos valores em busca de um só conjunto de metas.

Dessa maneira, criamos um conteúdo exclusivo sobre como implantar um plano de comunicação interna na sua empresa. Confira!

O que é comunicação interna?

Esse conceito parece simples, mas pode ser tornar um pouco abstrato em razão do próprio significado de comunicação.

Se comunicar não é apenas falar ou vocalizar os sentimentos e desejos. Trata-se de um conjunto de ações com o objetivo de transmitir uma mensagem clara e concisa.

Evidentemente, falar é fundamental, mas a comunicação, na verdade, se concretiza com gestos, ações e até mesmo a postura de quem está falando. Na outra ponta, a comunicação só é efetiva de acordo com o que o interlocutor compreende.

Você, enquanto locutor em um diálogo, é responsável não só pelo que está falando, mas como faz isso, e como a outra pessoa entende.

Comunicação interna é um conjunto de estratégias concebidas para se comunicar com a equipe de maneira assertiva, garantindo o alinhamento de expectativas em todas as frentes de contato.

É importante ter em mente que, independentemente de ter um plano de comunicação estruturado ou não, há um plano já em curso. No entanto, quando não é consciente, pode gerar ruído.

Para que serve a comunicação

Saiba que em qualquer interação entre duas pessoas, na fala ou não, de maneira presencial ou não, há comunicação.

Ela é intrínseca ao ser humano, que é um ser social. A comunicação faz parte da rotina do homem desde os primórdios, e a capacidade de torná-la cada vez mais assertiva, é algo que nos diferencia.

Dialogar com o outro pode ser feito de diversas maneiras, como a metodologia não-violenta, ou até mesmo com agressividade. Algumas pessoas irão apelar para os ensinamentos da persuasão, enquanto outros apenas colocam para fora o que estão sentindo ou pensando.

Em um cenário como esse, é comum que haja ruído. Equipes que não estão unidas, ou apresentam conflitos constantes, na maioria dos casos, podem ser otimizadas por meio de um plano de comunicação interna. Mas afinal, para que serve a comunicação?

➥ Alinhamento de expectativas

Um dos pontos mais importantes para qualquer empresa é alinhar as expectativas. As pessoas possuem diferentes talentos e habilidades, e o papel de um gestor é reconhecer o ponto forte de cada uma delas e tirar o maior proveito possível, tanto para a empresa quanto para o próprio indivíduo.

Essas diferenças, fazem o ser humano ser naturalmente desigual, com objetivos próprios. Uma empresa de sucesso é aquela que, por meio de uma gestão dessas metas pessoais, consegue levar todos por um caminho em comum.

Pense na empresa como um trem de carga. Cada vagão possui um ponto de chegada diferente. Os vagões, são os colaboradores. Apesar de cada um querer parar em um lugar distinto, todos seguem na mesma direção.

A comunicação interna serve para calibrar as expectativas de todos os indivíduos que compõem esse sistema. Ela é a ferramenta de propagação da cultura corporativa.

Por meio dela são difundidos a missão, a visão e os valores do negócio. Somente quando todos os colaboradores, ou a maioria, estão alinhados com esses preceitos, uma empresa tem a chance de crescer verdadeiramente.

➥Gestão de crises

A economia como um todo passa por ciclos, assim como as empresas. É impossível construir uma história sólida sem passar por momentos de grande turbulência, afinal, são nessas fases que há um crescimento verdadeiro.

As empresas precisam compreender de uma vez por todas: é fundamental cometer erros. Por outro lado, é essencial aprender com eles para nunca mais voltar a acontecer.

Quem não comete erros, não está se arriscando. No mercado, apenas quem se arrisca é recompensado. Não há prêmio para quem se mantém na zona de conforto.

As crises vão acontecer, não tenha a menor dúvida disso. O que diferencia um negócio de alta performance e uma empresa mediana, é a maneira como lida com essas situações.

A melhor maneira de corrigir essas falhas na rota, é por meio da comunicação.

É preciso ser honesto e confiar nos seus colaboradores. Eles precisam saber o que está acontecendo e qual é o papel de cada um para reverter a situação e seguir em frente.

Quando empresas são incapazes de criar plano de ação e transmitir para a equipe, as chances de sobreviver na perpetuidade, são mínimas.

➥Produtividade

Qualquer negócio que busca se diferenciar e se tornar verdadeiramente competitivo, precisa pensar na produtividade, com alto grau de comprometimento. Empresas que conseguem produzir mais com menos, conseguem agregar valor nas suas vendas.

• Mas e o que a comunicação tem a ver com isso? Absolutamente tudo.

Pensem em um processo qualquer na sua empresa, por exemplo, uma estratégia de marketing. Ele é composto por uma série de tarefas que precisam ser realizadas para garantir a sua efetividade.

• Essas tarefas são realizadas por uma só pessoa, ou por uma equipe?

Mesmo que o marketing seja uma responsabilidade individual, em algum momento, chega até a área de vendas, que precisa estar perfeitamente alinhada com toda a maneira de pensar os negócios da empresa.

Não há nenhum processo que é realizado verdadeiramente sozinho. Tudo faz parte de uma engrenagem. A comunicação são os dentes da roda que impulsionam o funcionamento da peça seguinte.

Quando não há comunicação interna, os seus colaboradores podem não saber o momento de começar a agir. Isso faz com que tudo seja atrasado ou feito às pressas.

Se há um plano estruturado, em que todos sabem como mandar uma mensagem para o próximo responsável, a produtividade aumenta. Deixa de ser necessário explicar todas as vezes o que é preciso ser feito, afinal, há um processo padronizado.

➥Engajamento da equipe e autonomia

Empresas desunidas, normalmente se tornam desengajadas pela falta de comunicação. Tenha em mente que o ser humano é social, então se essa interação é interrompida, há grandes chances de perder o engajamento.

Tendo canais claros que promovam a comunicação entre todos os agentes de processos do seu negócio, a equipe sabe exatamente para onde ir para trocar informações e gerar ideias.

A melhor maneira de fazer com que um time jogue com a mesma energia por um maior período de tempo, é dar a ele justamente essa sensação, a de ser uma equipe. Comunicação interna é fundamental para isso.

As três comunicações de uma empresa

Como dissemos anteriormente, a comunicação é, em menor parte, constituída pela fala. Todas as decisões que tomamos e ações que realizamos estão, conscientemente ou não, comunicando algo. Dessa maneira, é preciso identificar as três maneiras de se comunicar com a equipe, para trabalhar cada uma das maneiras de forma deliberada.

➀ Comunicação escrita

A comunicação escrita pode ser chamada também de documental. É o tipo em que uma mensagem é colocada no papel, para então ser encaminhada para o interlocutor.

Quando queremos formalizar uma situação, é dessa maneira que deve ser utilizada. Ao transcrever os pensamentos, desejos e necessidades em um papel ou caixa de entrada do e-mail, tornamos esse elemento abstrato, em algo físico e palpável.

Todo gestor já ouviu ou irá ouvir de um colaborador que não fez algo por não saber o que precisava. Por meio da comunicação escrita, o pedido é formalizado, dando uma comprovação do que foi acordado de fato.

➁ O poder da fala

A fala, ou a comunicação oral é uma das maneiras mais poderosas de transmitir uma mensagem, mas pode ter efeitos altamente nocivos se não for pensada de maneira estratégica.

Na oralidade há uma série de elementos que contribuem para a compreensão do interlocutor, como a entonação, volume e até mesmo a dicção do orador. É possível transmitir uma mesma mensagem com vários sentidos diferentes, mudando algum desses três fatores.

É preciso estar ciente que o que o orador fala, não é exatamente a mesma coisa que o interlocutor entende. Nunca vai ser, afinal, nos comunicamos de acordo com as nossas próprias referências.

Quando a mensagem a ser transmitida é mais informal ou urgente, a fala ganha um papel de destaque, pois ela confere agilidade na transmissão de ideias. No entanto, se é de fato urgente, precisa ser documentado depois.

➂ Símbolos e artefatos

A comunicação por meio de símbolos, conscientes ou não, é a mais poderosa. Sabe quando nos deparamos com alguém que nos diz para fazer algo, quando a própria pessoa segue o caminho oposto? Isso a descredibiliza totalmente.

O mesmo pode acontecer com empresas. Os símbolos, comportamentos e artefatos são a parte palpável da cultura de uma empresa. A maneira como os colaboradores se comunicam por meio de gírias próprias, gera um tipo de conexão dentro desse mundo criado.

É uma comunicação por meio de ações. Por exemplo, se um colaborador é desligado por ter desviado dinheiro, a equipe compreende que esse tipo de comportamento não é tolerado. Caso ele permaneça no cargo, os outros podem achar que é uma conduta não tão errada assim.

Tudo comunica. As ações são um componente fundamental para construir uma cultura sólida na empresa, e também devem estar presentes no seu plano.

Com quem conversar?

A comunicação interna na empresa precisa ser pensada de maneira democrática. Todos devem ser contemplados, caso contrário, é gerada certa segregação que põe em risco todos os benefícios que essa prática pode trazer.

No entanto, há conteúdos que devem ser compartilhados com pessoas específicas, afinal, se for para fora da destinação correta, geram ruído ou até mesmo incompreensão quanto aos próprios objetivos.

✓ Verticalidade

A maioria das empresas se organiza de maneira vertical, com os níveis hierárquicos altamente definidos e especializados. A comunicação vertical diz respeito ao que é compartilhado dessa maneira, voltada principalmente para os cargos mais altos e de gerência.

O plano de ação, por exemplo, deve ser de conhecimento público, e a sua elaboração realizada em conjunto. No entanto, apenas os líderes precisam de fato saber os detalhes de maneira minuciosa, caso contrário, pode haver uma compreensão equivocada do qual é o papel de cada pessoa.

✓ Horizontalidade

É a categoria das informações que são divulgadas de maneira ampla e irrestrita. Todos os colaboradores de todas as áreas têm acesso.

Na maior parte das vezes, esse tipo de comunicação serve para alinhar a equipe e garantir que todos saibam os objetivos gerais e específicos da empresa. Ainda, é mais frequente ser utilizado dentro de um time, podendo ser expandido para toda a corporação.

Implantando um plano de comunicação interna

Todos os momentos em que há interação entre duas pessoas, há comunicação. Não é possível fugir disso ou negligenciar. É importante que as empresas compreendam o quão essencial é ter um plano de comunicação interna consciente e deliberado.

Lembre-se que mesmo sem um plano, a comunicação continua existindo. É melhor controlar do que ser controlado.

Até aqui, aprendemos sobre todas as vantagens da comunicação interna e as formas com as quais ela se apresenta. Portanto, estamos preparados para desenhar um guia de como estruturar um plano e implementar no seu negócio.

✦ Seja honesto com a realidade

O primeiro passo para a criação de qualquer estratégia ou plano eficiente, é conhecer a própria realidade.

É fundamental ser honesto com a equipe e a própria empresa, tentando compreender quais são os maiores desafios na comunicação, de modo a atacá-los primeiro.

A honestidade e a humildade são essenciais para que a equipe se sinta à vontade ao expor os pontos fortes e o que precisa ser melhorado nos processos. Ao mesmo tempo que isso serve para identificar o cenário atual, já é uma forma de comunicar o desejo pela mudança.

As maneiras de adquirir essas informações são inúmeras, e devem ser utilizadas de acordo com o perfil do negócio.

✦ Defina um guardião da comunicação

O guardião da comunicação é a pessoa responsável por garantir que as ações de comunicação sejam implementadas dentro do seu setor, normalmente esse papel corresponde ao líder, uma vez que ele conhece em detalhes os colaboradores e os processos realizados.

No nível hierárquico mais alto, essa pessoa também é o guardião da cultura. Tenha em mente que comunicação interna, acima de tudo, é uma maneira de transmitir a cultura para todos os colaboradores.

Esse papel não fica restrito a uma só pessoa, na verdade, será composto de uma equipe multidisciplinar, e deve ser tratado como tema de alta relevância nas reuniões estratégicas.

Por muito tempo as empresas delegaram ao marketing a responsabilidade de criar planos de comunicação interna, o que faz sentido, afinal, esse é o setor que mais lida com essa área na rotina.

No entanto, sem a coordenação do RH (Recursos Humanos), pode se tornar uma estratégia meramente informativa, sem impacto real nas ações cotidianas.

A área de recursos humanos tem um papel central no desenvolvimento de políticas para otimizar a comunicação e garantir que as informações corretas cheguem nos setores que são realmente necessários.

O guardião da comunicação irá compartilhar com a equipe todas essas decisões e deixá-la a par da situação atual do negócio.

✦ Estabeleça um objetivo claro

Acredite, para a comunicação interna também é necessário estabelecer um objetivo concreto que se encaixe na metodologia SMART.

O objetivo precisa ser specific (específico), measurable (mensurável), achievable (atingível), relevante (relevante) e time based (tempo de conclusão). Sem isso, as chances de falhar são muito grandes.

Por exemplo, uma meta pode ser: garantir que todos os colaboradores recebam o relatório de resultados em até um mês após a publicação.

Ela é altamente específica. É possível medir por meio da taxa de abertura de e-mail. De acordo com as ferramentas utilizadas é totalmente atingível. É relevante, uma vez que com essa informação em mãos é possível desenhar as próximas estratégias, e possui um prazo claro de conclusão.

Apenas estabelecendo os objetivos de maneira consciente é possível encontrar as ferramentas ideais para a sua conclusão efetiva.

✦ Conheça o público-alvo

Pode parecer que estamos falando de uma campanha de marketing, e é de certa forma. No marketing, o objetivo é criar um relacionamento com o cliente. Para a comunicação interna, a maior conquista é criar um laço sólido com os colaboradores.

Assim, o público-alvo se torna as pessoas que estão dentro do seu negócio. É essencial descobrir o máximo possível sobre essas pessoas. Qual é o sexo, idade, renda mensal, área de residência, formação, qual é a afinidade com tecnologias?

Com esse conhecimento, alinhado aos objetivos desenhados, torna-se muito mais simples tomar decisões assertivas quanto à comunicação.

Por exemplo, se os seus colaboradores não utilizam o computador pelo menos a metade do expediente, pode não fazer sentido se comunicar por e-mail, mas elaborar um quadro de avisos na área de descanso.

✦ Saiba o que os concorrentes estão fazendo

Acredite, a pesquisa de mercado é uma grande forma de melhorar as próprias ferramentas. As maiores empresas são conhecidas pela maneira como tratam e administram os seus colaboradores, e estão extremamente orgulhosas disso, querem que as pessoas saibam.

Conheça a realidade do mercado e compreenda como as empresas de referência no seu setor estão lidando com a comunicação interna. A estratégia vai ser diferente em cada situação e realidade, mas pode sempre ser adaptada.

✦ Quais são as ferramentas de comunicação?

A maior ferramenta de comunicação, e a mais eficiente para qualquer empresa, é a cultura. É preciso estabelecer uma cultura sólida, baseada em princípios e valores. Quando ela está alinhada, se torna muito mais simples divulgar informações de modo que todos compreendam.

✦ Caixinha de sugestões

Pode parecer algo irrelevante, mas é extremamente eficiente para compreender as necessidades da equipe. Lembra quando falamos da etapa de identificação de problemas?

A verdade é que nem todo mundo está pronto para dizer o que pensa, mesmo que isso signifique uma chance de melhoria para si próprio. Esse fato se torna mais evidente em empresas mais tradicionais.

Não se engane, não acontece apenas na relação colaborador-empresa, mas também no sentido oposto. Muitos gestores não são especialistas em gestão de pessoas, o que pode gerar um ambiente punitivo, em que as ideias são punidas, não celebradas.

Nesse primeiro passo, crie métodos para que o colaborador possa se expressar, sem precisar se identificar. Dessa maneira cria-se um espaço em que é possível sugerir ideias, sem o medo de ser rechaçado, sem perseguições e abusos.

✦ Quadro de avisos

As decisões relevantes precisam ser comunicadas de maneira assertiva e permanente. Portanto, quando uma grande mudança deve ser implementada é fundamental que o guardião da comunicação envie a mensagem aos colaboradores de maneira oral, e formalize no quadro de avisos.

Esse quadro deve ser visível para todos os colaboradores em uma área de fácil acesso. É evidente que essa estratégia serve para as informações de ampla divulgação, dessa forma, possui limitações.

✦ Grupos de mensagem

Essa prática já é comum na maioria das empresas. Os setores que buscam otimizar a comunicação podem criar grupos de contatos em aplicativos gratuitos de mensagem para enviar os informes relevantes e que precisam ser divulgados com agilidade.

Por exemplo, relatórios diários de trabalho minucioso são ferramentas de controle, mas não possuem grande relevância na tomada de decisões, portanto, não precisam ocupar um grande espaço de armazenamento. Eles podem ser facilmente digitados no celular e enviados para ampla divulgação.

No entanto, esse tipo de ferramenta também deve ser implementado com parcimônia. Não pode se tornar o único canal de comunicação, mas algo destinado a mensagens mais informais com o objetivo de atualizar a rotina.

✦ E-mail

O e-mail já faz parte do dia-a-dia das pessoas, e se consolidou como uma ferramenta importante de comunicação. Dessa maneira, pode ser utilizado de acordo com os objetivos estabelecidos.

É uma forma de enviar documentos e artigos que precisam ser registrados de fato. Por meio de um e-mail, com a sinalização de que foi aberto, é possível comprovar que o colaborador está a par das informações divulgadas

Comunicação é o futuro

O mercado de trabalho está a cada dia valorizando mais o profissional que possui a habilidade de se comunicar. Afinal, essa é a única maneira de alinhar expectativas e garantir que toda a equipe caminhe na mesma direção.

Um plano de comunicação interna serve para a empresa estabelecer ferramentas e mecanismos para garantir que todos estão na mesma página, buscando um só objetivo.

Muito além de criar um plano com ferramentas inovadoras, é preciso enxergar a comunicação como um setor estratégico para a companhia. Não basta implementar, é preciso viver essa nova cultura.

Para cada metodologia utilizada, é preciso associar um indicador para demonstrar se está sendo efetivo ou não. Em caso negativo, é possível recalcular a rota e tomar caminhos mais assertivos.

A comunicação pode acontecer de várias maneiras, verbal ou não. O que precisa ser compreendido é que o orador é responsável pelo que fala, mas também pelo que o outro entende.

Dessa maneira, é um setor novo que precisa se apoiar em estudos e nas melhores práticas do mercado. É, acima de tudo, um campo de observação. As relações humanas são construídas via comunicação, portanto, só são efetivas se utilizam os recursos apresentados nesse conteúdo de maneira deliberada.

A comunicação existe, com o gestor se preocupando com ela ou não. Se é feita de maneira automática, sem planejamento, pode transmitir uma mensagem errada, e a culpa não é de quem ouve, mas de quem fala.