Automatização de processos operacionais

A automatização de processos operacionais se tornou hoje uma condição fundamental para que as empresas alcancem seus objetivos com maior facilidade e eficiência. Eficiência no sentido de alcançar mais produtividade e economia na realização das tarefas que fazem parte do dia a dia das organizações.

A necessidade da automatização de processos operacionais é tanta que, caso uma empresa não observe isso hoje, ela, sem dúvida, poderá ficar para trás diante da concorrência. Com isso, ela se tornará uma organização ineficiente e obsoleta, podendo até mesmo fechar suas portas em última instância.

Ciente dessa realidade, preparamos este conteúdo para abordar tudo o que sua empresa precisa saber a respeito da automatização de processos operacionais. Neste conteúdo, abordamos os seguintes tópicos: 

➤     Qual é a história da automatização de processos? 

➤     O que é automatização de processos operacionais?

➤     Automatização é a mesma coisa que automação?

➤     Qual é a diferença de mecanização para automatização? 

➤     Como funciona a automatização de processos operacionais?

➤     Por que é importante adotar a automatização de processos operacionais?

➤     Qual o custo da automatização de processos operacionais?

➤    Como implementar a automatização de processos operacionais em sua empresa? 

Boa leitura!

A automatização é um processo relativamente antigo, mas que só ganhou maior popularidade nos últimos anos, em virtude do desenvolvimento de tecnologias capazes de auxiliar os profissionais em suas atividades repetitivas de rotina, como enviar um e-mail ou fazer publicações nas redes sociais.

Então, de acordo com uma matéria produzida pelo site Automação Industrial, a automatização é uma expressão que foi utilizada pela primeira vez na década de 1950, época conhecida como os anos dourados.

No entanto, sua prática já podia ser vista na primeira Revolução Industrial, ocorrida entre os anos de 1760 a 1850. Esse período foi caracterizado pelo grande desenvolvimento tecnológico iniciado na Europa, o qual contribuiu para acelerar a realização de processos no âmbito das empresas.

Na primeira Revolução Industrial, as empresas passaram a utilizar máquinas para auxiliar a realização dos trabalhos manuais, feitos pelos trabalhadores da época. Com isso, elas se tornaram mais eficientes, produtivas e econômicas.

De lá para cá, já assistimos a duas revoluções industriais, uma ocorrida entre 1850 a 1950 e a outra de 1950 até os dias atuais. Em todas elas, houve uma intensificação do uso de tecnologias para acelerar o desenvolvimento de operações nas empresas.

Diante do exposto, podemos dizer que a história da automatização tem seu início na primeira Revolução Industrial, mas de lá para cá, tornou-se um processo mais sofisticado, em razão do avanço da ciência e da criação de tecnologias inovadoras, como um sistema de gestão integrada e o envio automático de e-mail marketing por meio do uso de uma ferramenta de marketing.

Já conhecemos o contexto histórico de surgimento da automatização de processos operacionais, agora é importante que saibamos o que é ou o que significa no âmbito de uma empresa.

Então, a automatização de processos operacionais é uma estratégia que pode ser utilizada por uma empresa para agilizar a realização de operações que fazem parte do seu dia a dia. Para isso, ela pode usar diversas ferramentas para auxiliar na execução dessas operações, como uma tecnologia de gestão.

Normalmente, a automatização de processos é uma estratégia que integra diversas ferramentas ou tecnologias, sendo alguns exemplos nessa direção a inteligência artificial e o banco de dados interno e externo (informações de mercado), o que otimiza a gestão e o processo de decisão.

Hoje, pode-se dizer que a automatização de processos operacionais é uma estratégia que pode ser aplicada a qualquer setor de uma empresa. No marketing, pode auxiliar no envio de e-mails em massa para clientes.

No setor de vendas, pode agilizar o processo de consulta de produtos no estoque ou até mesmo a verificação de existência desses produtos em outras unidades que fazem parte da empresa. No financeiro, com essa tecnologia pode-se otimizar a realização de pagamentos a fornecedores e trabalhadores.

Ainda no conceito de automatização de processos operacionais, vale fazer uma observação em relação à diferença entre mecanização e automatização, pois muitos profissionais ainda confundem.

Então, a mecanização é o processo pelo qual se utiliza máquinas para executar uma determinada tarefa no âmbito de uma empresa. Essa estratégia pode substituir o trabalho manual ou reduzir o esforço físico do trabalhador, fazendo assim com que determinada tarefa seja feita de forma mais produtiva.

Por exemplo, uma empresa pode mecanizar o carregamento de sacos de cimento para seu depósito, evitando assim que o trabalhador tenha de fazer essa operação. Nesse caso, a máquina utilizada tanto substitui como minimiza o esforço físico do trabalhador.

Diante disso, podemos dizer que a mecanização não se confunde com automatização, visto que este processo, em muitos dos casos, depende de uma tecnologia mais moderna, como a informática, por exemplo. Todavia, ambas as estratégias têm, de certo modo, o mesmo objetivo, fazer com que uma empresa alcance seus objetivos com maior agilidade. 

Outra observação importante ainda no conceito de automatização de processos diz respeito a sua diferenciação com relação à automação. Muitas pessoas utilizam automatização e automação como práticas e conceitos iguais, no entanto, não é bem isso. Ainda que ambas as estratégias busquem o mesmo objetivo, elas são diferentes. Veja:

O processo de funcionamento da automatização de processos é simples, não exigindo grandes esforços para se ter essa compreensão. Basta partir da lógica de que o principal objetivo da automatização de processos é auxiliar os profissionais de uma empresa, reduzindo seus esforços e garantindo que realizem determinadas tarefas com maior eficiência.

Dito isso, podemos entender que a automatização de processos consiste em transformar etapas que eram realizadas manualmente em procedimentos que contam agora  com a ajuda da tecnologia.

Nesse contexto, é importante assinalar que não é papel da automatização de processos substituir os profissionais, mas otimizar a realização de suas atribuições, fazendo com que a empresa aproveite os benefícios de se usar a tecnologia a seu favor.

Para que visualize na prática como a automatização de processos operacionais funciona, separamos, a seguir, um exemplo:

Como já podemos ver, a automatização de processos operacionais é uma estratégia de fundamental importância para o crescimento de uma empresa, visto que ela pode garantir diversos benefícios.

Para clarear mais sua mente em torno dos benefícios que a automatização de processos operacionais pode gerar para sua empresa, apontamos, a seguir, os principais. Confira:

O aumento da produtividade é um objetivo central para muitas empresas, pois uma equipe mais produtiva pode acelerar o alcance de metas essenciais, como expandir a base de clientes satisfeitos e elevar as vendas.

Adotando a automatização dos processos operacionais, uma empresa pode significativamente aumentar sua produtividade. Essa estratégia facilita a padronização das operações, o que otimiza a execução das tarefas e reduz erros.

Considere, por exemplo, o departamento de compras. Com a ajuda de um sistema de automatização, os profissionais desse setor podem verificar rapidamente os níveis de estoque e a disponibilidade de produtos específicos nas prateleiras de vendas. Com acesso a esses dados em tempo real, é possível tomar decisões estratégicas e informadas, melhorando a eficiência e a resposta ao mercado.

A automatização de processos operacionais desempenha um papel crucial na redução de tarefas repetitivas, como o envio de e-mails, realização de pagamentos, verificação do fluxo de caixa e consultas de produtos. No ambiente corporativo atual, repleto dessas atividades monótonas, a rotina pode levar ao esgotamento dos colaboradores, abafando a criatividade e diminuindo a motivação.

Ao automatizar essas tarefas repetitivas, libera-se os colaboradores para se concentrarem em funções mais estratégicas que agregam valor ao negócio, como o aperfeiçoamento em técnicas de negociação ou o desenvolvimento de planos setoriais.

Portanto, a automatização não apenas melhora a eficiência operacional, mas também serve como um estímulo significativo para que os colaboradores explorem e expandam suas capacidades de inovação e criatividade, potencializando o crescimento da empresa.

A automatização de processos operacionais desempenha um papel crucial na minimização de erros dentro de uma empresa. Esta estratégia visa padronizar a execução das operações, o que é fundamental para reduzir falhas operacionais.

Por exemplo, na tarefa de conferência de caixa, um colaborador pode inadvertidamente cometer erros ao calcular notas fiscais, levando os gestores a acreditar erroneamente que tudo está correto. Esses erros podem facilmente se propagar e causar complicações maiores. No entanto, ao implementar um sistema automatizado de caixa, a empresa pode prevenir tais situações, garantindo maior precisão e confiabilidade nos processos financeiros.

Finalmente, é importante ressaltar que a automatização de processos operacionais também contribui para a redução de custos dentro de uma empresa em vários aspectos. Por exemplo, ela elimina a necessidade de retrabalho, que frequentemente exige horas extras dos colaboradores, impactando diretamente nos custos operacionais.

Além disso, essa estratégia possibilita uma redução no quadro de funcionários. A automatização aumenta a eficiência das operações, permitindo que as tarefas sejam executadas com maior rapidez e produtividade. Como resultado, a empresa pode operar eficientemente com um número menor de colaboradores, otimizando recursos e reduzindo gastos com pessoal.

É claro que a automatização de processos operacionais oferece uma série de vantagens, permitindo que uma empresa alcance suas metas com maior rapidez. No entanto, muitos gestores ainda têm dúvidas sobre os custos associados à implementação desta tecnologia.

Infelizmente, não existe uma resposta única para essa questão, pois diversos fatores influenciam o custo final da automatização. Alguns dos principais pontos que sua empresa precisa considerar incluem:

   ➠Escopo da Automatização: Determinar se a automatização será aplicada em toda a organização ou limitada a certos departamentos ou funções específicas.

   ➠Recursos e Ferramentas Necessários: Identificar quais ferramentas tecnológicas são necessárias para a automatização e se essas ferramentas exigem algum tipo de licenciamento específico.

   ➠Custo de Consultoria: Avaliar o investimento necessário para contratar uma consultoria especializada que irá mapear e estudar os processos a serem automatizados.

Uma vez que essas variáveis são definidas, torna-se mais fácil estimar o custo necessário para a implementação. É essencial avaliar a relação custo-benefício desse investimento, considerando o potencial de economia e eficiência que a automatização pode trazer para a empresa.

Para que a automatização de processos operacionais em sua empresa ofereça os resultados almejados, é importante considerar uma série de questões. Por se tratar de uma grande mudança na forma como seu negócio executa as tarefas, tudo precisa ser cuidadosamente planejado. As etapas de implementação dessa solução incluem analisar os seguintes pontos:

Antes de qualquer coisa, é crucial entender as necessidades específicas de automatização do seu negócio. Isso implica em uma avaliação minuciosa dos processos que podem ser automatizados e dos fatores críticos a serem considerados para essa operação. Com esse entendimento, é possível identificar quais recursos as tecnologias de automatização precisam ter para serem eficazes.

Por exemplo, se o departamento de compras da sua empresa frequentemente precisa contatar fornecedores para verificar preços de produtos ou serviços, pode ser vantajoso integrar uma base de dados de fornecedores na tecnologia de automatização. Isso facilitaria o acesso às informações necessárias, reduzindo o tempo gasto em ligações e otimizando o processo de compra.

Outra situação: se sua empresa possui uma loja com estoque próprio e os vendedores precisam regularmente verificar fisicamente o estoque a pedido dos clientes, a inclusão dessa funcionalidade na plataforma de automatização poderia agilizar significativamente as vendas. Isso eliminaria a necessidade de verificações manuais, melhorando a experiência do cliente e economizando tempo valioso.

Em seguida, é hora de começar o trabalho prático de mapeamento das operações da sua empresa. Para isso, é crucial entender profundamente os fluxos de trabalho de cada setor envolvido.

Entender esses fluxos de trabalho é essencial para identificar quais processos podem ser automatizados e quais são os gargalos que impedem a eficiência operacional. Esse mapeamento é fundamental para que os gestores possam identificar e resolver os pontos críticos que afetam o desempenho dos processos.

Por exemplo, consideremos o processo típico de um caixa: inicialmente, o caixa é aberto, opera durante o dia e, ao final, o responsável faz o fechamento e presta contas ao departamento financeiro. Esse é um processo padrão em muitos setores de atendimento.

Outro exemplo pode ser o processo de aquisição de produtos ou serviços: começa com a solicitação de cotações, seguida pela negociação com fornecedores. Após a aprovação das propostas, um contrato é firmado para formalizar a compra. Este processo também pode ser mapeado e avaliado para possível automatização, otimizando tempo e recursos.

Parte superior do formulário

Parte superior do formulário

Parte superior do formulário

 

É essencial realizar uma análise detalhada dos recursos necessários para a automatização dos processos na sua empresa. Por exemplo, considere a necessidade de uma base de dados de fornecedores que o departamento de compras possa utilizar para otimizar suas operações.

Como recomendação, conduza um estudo aprofundado de todos os processos que serão automatizados para identificar precisamente os recursos que cada um exigirá.

Dado que a automatização pode impactar toda a estrutura organizacional, é crucial envolver os colaboradores que interagem diariamente com os processos em questão. Frequentemente, esses profissionais têm um entendimento íntimo dos problemas e ineficiências existentes e podem oferecer insights valiosos para a implementação eficaz da tecnologia.

Portanto, é importante manter uma comunicação aberta e ouvir atentamente as experiências desses colaboradores, pois isso será determinante para o sucesso da automatização.

Além disso, considerar a contratação de uma consultoria especializada pode ser extremamente benéfico. Essas empresas realizam diagnósticos que refletem a realidade específica de sua empresa e propõem soluções de automatização baseadas em dados concretos. Com profissionais experientes e qualificados, uma consultoria especializada pode desenvolver soluções sob medida que atendam exatamente às necessidades do seu negócio, contribuindo para um destaque maior no mercado.

 

Uma vez implementada a tecnologia de automatização de processos em sua empresa, o próximo passo essencial é capacitar as equipes para que dominem seu uso eficazmente.

A capacitação adequada dos profissionais é crucial, pois sem ela, a tecnologia de automatização pode não alcançar seu pleno potencial, comprometendo os objetivos da empresa. Esta fase requer atenção especial.

Durante o treinamento das equipes, é importante fornecer uma instrução completa sobre como operar a tecnologia de automatização. Além disso, assegure-se de que todas as instruções necessárias sejam fornecidas para que os colaboradores adotem as melhores práticas na utilização do sistema.

Um componente vital para o sucesso dessa etapa é o investimento em uma comunicação clara e objetiva. Visto que esta tecnologia pode ser uma novidade para muitos, é fundamental que as explicações sejam didáticas e acessíveis.

Sem uma comunicação eficaz, será desafiador para a empresa desenvolver profissionais competentes no uso da tecnologia de automatização, o que pode resultar em uma subutilização dos benefícios que essa solução oferece ao negócio.

 

Apesar de uma capacitação eficaz das equipes que utilizarão a tecnologia de automatização, é essencial monitorar continuamente o uso dessa ferramenta.

O monitoramento é crucial por duas razões principais. Primeiro, para confirmar se os resultados desejados estão sendo alcançados. Segundo, para avaliar se a ferramenta necessita de aprimoramentos ou adição de novos recursos. As operações de uma empresa são dinâmicas e podem evoluir com o crescimento da organização, o que torna indispensável uma atenção especial ao acompanhamento e ajuste contínuo do uso dessa tecnologia.

Dessa forma, a automatização de processos operacionais é uma estratégia vital para empresas que buscam modernização e adequação às exigências do mercado. Implementá-la pode trazer uma série de benefícios, com o aumento da eficiência operacional sendo um dos mais significativos.