Qual a importância de definir o layout da minha empresa?

Como o layout pode aumentar a produtividade e as vendas da sua empresa

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Publicado em 31/08/2020 | Atualizado em 14/10/2020

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Layout

De forma resumida o layout empresarial é a maneira como pessoas, materiais e equipamentos estão dispostos em uma estação de trabalho.

Em outras palavras, é um arranjo físico que procura combinar de maneira otimizada as instalações disponíveis e os recursos comerciais de uma loja, escritório ou sessão de estoque. Ou seja, trata-se de harmonizar mão de obra, materiais, equipamentos, movimentação, estoque, administração e todos os setores para o desenvolvimento de uma atividade em um só lugar.

Ele tem um papel extremamente importante na empresa, principalmente nas que recebem público constantemente. Afinal, não são apenas os colaboradores que precisam entender a lógica por trás do layout, mas também o cliente que pode se beneficiar dele - ou, em uma contrária situação extrema, se sentir tão perdido que não consiga realizar suas compras.

Pense, por exemplo, no layout de um supermercado. Geralmente, ele é dividido por áreas, para que o consumidor saiba onde está o que ele busca. Imagine que não há definição de layout, e que os produtos não são dispostos quanto às suas áreas, e os pacotes de arroz ficam exatamente ao lado da prateleira do sabão em pó. Essa falta de lógica faria com que a pessoa perdesse um tempo inestimável achando os produtos, ou saísse frustrada do estabelecimento, sem comprar nada.

Sendo assim, embora esteja previsto em um planejamento estratégico, até para definir o mobiliário a ser comprado para cada área, o arranjo físico da empresa é uma das decisões a serem tomadas pelo empreendedor.

O objetivo geral do layout é dar o melhor fluxo de trabalho e de materiais para um empreendimento, padronizando o tráfego de mercadorias e pessoas, de maneira intuitiva tanto para quem trabalha no ambiente quanto para quem quer consumir dentro dele. Seu planejamento é recomendável a qualquer empresa, de qualquer porte, e sua implementação visa melhorar os resultados gerais de fábricas, escritórios, lojas, bancos, supermercados e toda a sorte de serviços comerciais.

O QUE DEVO CONSIDERAR NA DEFINIÇÃO DO LAYOUT DA MINHA EMPRESA?

Caso sua empresa tenha a movimentação de clientes, como é o caso das lojas, é preciso definir o layout a partir dos elementos principais para a percepção do usuário, como a fachada e o ambiente da loja. O cliente não entra no estoque, por exemplo, fazendo com que o layout dessa área seja secundário, em uma escala de prioridades.

Nesse tipo de empresa, tudo o que for gerar impacto positivo deve ser feito e levado em consideração. Isso vale para a comunicação visual, como na definição do logotipo, que deve ser de fácil memorização e transmita, com clareza, o que a loja faz e qual é seu estilo de atendimento.

O layout, propriamente dito, nas lojas, deve levar em consideração o acesso dos consumidores, o local onde o caixa está, as vitrines, os locais onde as mercadorias estarão dispostas, como gôndolas e displays, a disposição delas nos corredores, de forma que não travem a passagem dos consumidores e o local de estoque e armazenamento.

Vale lembrar, também, que um layout para lojas, escritórios, fábricas ou outros ambientes de trabalho devem primar pela organização, pela higiene e limpeza e pela iluminação, que vai realçar não apenas os produtos como, também, dará mais condições de trabalho aos colaboradores dentro de determinado setor.

As disposições de cores do layout devem ter a ver com a identidade visual da marca, mas é interessante, sempre que possível, manter as paredes, acessórios e gôndolas em cores neutras. Empresas que trabalham com mercadorias devem agrupá-las por grupos guiados por sua finalidade, de maneira ordenada e organizada.

A vitrine é um ponto chave do layout pois, em muitos casos, é o que vai causar a entrada do consumidor na loja. Portanto, ela precisa estar alinhada com esse objetivo: chamar a atenção. O cuidado com sua disposição e com a escolha dos produtos que a compõem faz toda a diferença, principalmente nos setores de moda e equipamentos.

COMO MELHORAR O LAYOUT DA MINHA EMPRESA E AUMENTAR A PRODUTIVIDADE?

Conforme aumenta o número de empresas que surgem no país, maior é a responsabilidade de cada empresário em se destacar da concorrência. Isso pode se dar por duas formas: a oferta de produtos e serviços de qualidade e através da produtividade das equipes, que respondem à regra de que, quanto mais se produz, mais se pode lucrar.

No ganho de produtividade, o layout vai agir para a organização e harmonização do ambiente de trabalho, para garantir ao colaborador o melhor e mais motivador cenário para seu talento.

Funciona da seguinte maneira: em um ambiente regularmente desorganizado ou apertado, que cause algum desconforte para o funcionário, a criatividade fica comprometida, bem como qualquer outra estrutura de trabalho.

Só de sair de casa para ter que assumir seu posto em uma empresa que tenha esse tipo de ambiente o funcionário perde muito de sua predisposição, embora ainda lhe sobre competência.

Quanto mais agradável e acolhedor for o layout da empresa, mais ele terá vontade de trabalhar e dar o seu melhor, pois tem certeza de que vai encontrar todos os dispositivos bem organizados e conseguirá otimizar quaisquer processos de produção.

Para melhorar a produtividade através da redistribuição dos ambientes, leve em consideração estudar o layout, incluindo nesta análise as diversificações de design e decoração possíveis.

Um ambiente bem cuidado, na limpeza e na concepção de sua ideia, impacta diretamente na qualidade do serviço dos colaboradores:

➡️ As condições para o fluxo interno de pessoas e mercadorias;

➡️ Aproveitamento de todos os espaços disponíveis;

➡️ Otimização do tempo das atividades, como, por exemplo, levar um item do estoque à loja;

➡️ A facilitação dos controles internos de ambientação.

Para cumprir com esses objetivos, perceba a empresa como um todo e divida seu espaço físico por tarefas e processos, não deixando que elas se acumulem no mesmo local, a menos que seja imprescindível. Por outro lado, tenha cuidado com a proximidade entre eles, se os setores não forem afins. Um exemplo: na indústria, colocar a montagem - que emite barulho - de algum produto ao lado do escritório de contabilidade pode não ser uma boa ideia.

Não deixe espaços ociosos no seu novo layout, pois todos eles podem e devem ser utilizados com parcimônia. Ter a ajuda de um design de interiores nessa etapa pode fazer toda a diferença. Ao bater o martelo sobre o novo modelo do espaço, mantenha os processos mapeados e faça com que a equipe possa gerenciar o ambiente usado.

Melhorar a disposição interna de pessoas, equipamentos, mercadorias e móveis é uma forma comprovada de otimizar o resultado final, então, sempre que possível, invista tempo e dinheiro nessa frente de trabalho.

COMO UTILIZAR A CURVA ABC PARA DEFINIR O LAYOUT DO ESTOQUE?

Curva ABC é um modelo de classificação de informações com o intuito de separar itens de maior impacto, e estão normalmente em menor número no estoque, dos que causam menor impacto, mas, geralmente, são mais volumosos.

Sua definição é:

  • Classe A: maior importância, valor ou quantidade;
  • Classe B: importância, valor ou quantidade intermediária;
  • Classe C: menor importância, valor ou quantidade

Matematicamente, os produtos de classe A comumente respondem a 20% do total do estoque da empresa, enquanto os de classe B correspondem a 30% e os de classe C representam os 50% restantes. Os números podem variar de acordo com a natureza de cada negócio.

A curva ABC também pode ser substituída pelo Princípio de Pareto, em que, no caso do varejo, 80% do capital empregado está em 20% dos itens adquiridos - indo dos itens de maior importância para os de menor.

A curva ABC vai ajudar o empreendedor a otimizar seus estoques e ter excelência na gestão do controle do fluxo de caixa no longo prazo, gerando números que relacionem as contas da empresa a quantias positivas de recursos financeiros. Para que essa teoria seja usada com primazia, é preciso obter maior prazo de pagamento com os fornecedores e receber o quanto antes do cliente, gerando caixa em constante movimento.

Por outro lado, emprega-se o menor capital possível em estoque, investindo naquilo que é mais importante para a empresa, ou vai valer mais, ao invés de gastar muito em sua composição com itens de menor importância.

A meta da empresa precisa ser, sempre, investir o mínimo necessário para ter um bom estoque - e escoá-lo da forma mais rápida possível.

Estoque parado significa prejuízo para a empresa e baixa vantagem competitiva, além de demonstrar problemas com as estratégias que a empresa delimita para seu setor de compras.

Se muito estoque é dinheiro parado, e pouco estoque pode se transformar em uma dor de cabeça logística, o ideal é usar a curva ABC para saber onde e em que quantidade investir, dando fluxo constante ao estoque e garantindo as melhores negociações com os fornecedores.

O QUE DEVO CONSIDERAR NA FORMATAÇÃO DO FLUXO DE CIRCULAÇÃO?

Em primeiro lugar, é preciso saber quais produtos entram e saem da empresa, em qual frequência e com qual faixa de preço. Podemos comparar o controle de estoque como o controle de uma conta bancária, onde os bens ativos e passivos do empreendimento podem ser gerenciados por planilhas de compra - entradas e saídas.

Portanto, ao formatar seu fluxo de circulação, não deixe de considerar itens imprescindíveis a essa finalidade, como a movimentação de estoque, que é dividida em entrada (o que se compra) e saída (o que se vende), contemplando os valores tributários dessas duas ações, como a recepção e emissão de notas fiscais.

Vale lembrar que todo esse processo é estabelecido pelas Normas de Entrada e Saída de Estoque de cada organização, que vão fornecer informações estatísticas capazes de promover a análise fiel ao gestor. Ele, a partir daí, poderá calcular o giro das mercadorias e materiais e definir estratégias de compra para melhorar o estoque da empresa.

O empreendedor que quiser ter retorno sempre positivo com seu fluxo de circulação precisa evitar o desperdício a qualquer custo, garantindo que o que é comprado será seguramente utilizado ou revendido pela empresa.

QUAL A MELHOR ESTRATÉGIA DE MOVIMENTAÇÃO E
ARMAZENAGEM DE MATERIAIS PARA MINHA EMPRESA?

Não existe estratégia padrão para todos os tipos de negócio, já que a movimentação e armazenagem de materiais vai depender, exclusivamente, da natureza do negócio de cada empreendimento.

Contudo, existem algumas boas práticas que podem ajudar o gestor a definir os melhores caminhos a se seguir - como, por exemplo, sincronizar o estoque com as vendas do fornecedor e ganhar mais agilidade na entrega.

Para isso, é preciso que seu fornecedor saiba qual quantidade de produtos dele você ainda tem à disposição e quantos ainda vai precisar. Se ele for fazer outras grandes entregas do mesmo insumo nos próximos dias, pode conseguir colocar seu pedido, até em menores quantidades, nesse grupo, rendendo economia à empresa.

Manter a comunicação transparente e cordial é a maneira correta de conquistar esse tipo de sincronia.

Além disso, ouça o que seus funcionários e clientes tem a dizer sobre o layout da empresa. Crie uma central de ideias e premie as melhores com descontos, brindes ou até aumentos, caso a boa ideia venha do setor interno. Priorize as sugestões que te ajudem a melhorar a disposição dos itens a serem vendidos e as que trazem mais segurança de trabalho às equipes.

Sempre que possível, conte com parcerias fortes do mercado para definir o fluxo de trabalho das mais diversas áreas da empresa, principalmente aquelas que precisam de excelência na percepção do cliente, como a logística de entregas e o atendimento presencial.

Para armazenar materiais, contrate uma consultoria de logística de armazenagem que entenda como otimizar os processos e vão melhorar o layout da empresa através de melhorias pontuais na movimentação e no fluxo de materiais. Elas podem te sugerir o uso de novos equipamentos, tanto para fazer um trabalho mais ágil quanto para evitar acidentes, e vão te guiar na busca pelo melhor custo-benefício de cada investimento.

Por fim, aposte no fator humano como princípio de mudança nas regras de movimentação e armazenagem. Quanto mais autonomia os setores tiverem, mais integrados com o propósito da empresa os colaboradores se sentirão. Garantir uma boa comunicação entre os funcionários é a regra de ouro para conseguir sucesso nesse tipo de empreitada.

Não deixe de avaliar o desempenho das equipes de movimentação e armazenagem, indicando pontos de evolução quando for necessário e elogiando as etapas que estão perfeitas do ponto de vista empreendedor.

E não deixe, nunca, de pesquisar, conhecer e utilizar boas ferramentas de gestão de estoque, distribuição de layout e armazenagem de materiais para que sua empresa tenha evolução constante dentro do seu mercado de atuação, angariando mais clientes satisfeitos a cada nova rodada comercial.

COMO IDENTIFICAR O MELHOR ARRANJO FÍSICO PARA
MINHA EMPRESA DE MODO A NÃO COMPROMETER A PRODUTIVIDADE?

O arranjo físico deve ser condizente com o que o espaço pretende, tendo inspiração dentro da própria empresa para a definição de suas melhores práticas.

Por exemplo: em uma startup, é comum vermos uma sala de vídeo game, piscinas de bolinha, puffs para descanso e até ambiente voltado para meditação e/ou esportes. Isso ocorre porque, em empresas desse cenário, os colaboradores devem ter o máximo de produtividade criativa para desenhar as soluções que vão moldar os negócios.

Geralmente, os horários de trabalho são de oito horas por dia, com alguns episódios de maratona caso o produto ou serviço precise ser acelerado a curto prazo. A maior parte dos colaboradores de startups são jovem ligados ao propósito criativo de seu trabalho; faz todo sentido, portanto, que o ambiente seja mais descontraído.

Passemos, então, para um hospital de urgências e emergências, em que médicos e enfermeiros tem como foco a saúde das pessoas que trafegam por suas dependências todos os dias. O ambiente é, geralmente, de tensão, principalmente dos acompanhantes dos pacientes, já que não é comum frequentar hospitais quando se está bem de saúde.

Nesse caso, o ambiente deve ser todo projetado para dar agilidade às equipes, no intuito de salvar a vida das pessoas que procuram pelos serviços do hospital. Nada de piscinas de bolinhas ou salas de vídeo game. Os ambientes de descanso são feitos para pessoas que cumprem, às vezes, mais de doze horas ininterruptas de trabalho.

No hospital, tudo precisa estar extremamente organizado, para que os medicamentos e equipamentos sejam encontrados tão logo se façam necessários. Embora não esteja ligado a um ambiente produtivo no sentido criativo, como em uma empresa de tecnologia, o hospital está absolutamente ligado a seus ideais de produtividade através do layout de suas galerias.

Ainda que sua empresa não seja uma startup ou um hospital, os exemplos valem para mostrar que existem inúmeras maneiras de tornar a organização mais produtiva, confortável e segura, garantindo um altíssimo nível de desempenho. A melhor forma é sempre aquela que condiz melhor com os objetivos do empreendimento, sua natureza empresarial e a definição de sua identidade visual.

Vale lembrar que um bom layout vai motivar os funcionários e, primordialmente, garantir sua integridade física durante o período de trabalho, no intuito de evitar acidentes ou desenvolvimento de doenças laborais.

De acordo com a Norma Regulamentadora n. 12 de Segurança do Trabalho, é imprescindível que qualquer empresa tenha em seu espaço físico as medidas de proteção mínima para preservação da saúde e integridade física de todos os seus trabalhadores. Delega-se ao empresário a responsabilidade pela adoção de medidas que mantenham sua organização estrutural sadia e capaz de manter a melhor circulação de pessoas e equipamentos.

Em ambientes mais seguros, elegantes e acolhedores, a produtividade não só estará garantida, por parte dos colaboradores, como tende a ser crescente, uma vez que os clientes se identificarão com os propósitos e os valores da empresa.

Um bom layout estimula a entrada do cliente, sua permanência na loja até a fase de conclusão da compra. Por isso é importante que o empreendedor fique atento as oportunidades que o layout para trazer para aumentar a produtividade da sua equipe e sua lucratividade.

Conte com o Sebrae para te ajudar nesta importante jornada!

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