Como definir as regras de compras da minha empresa?

Entenda a importância da gestão de compras para a sua empresa

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Publicado em 24/07/2020 | Atualizado em 24/07/2020

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Pessoas analisando dados

O setor de compras pode ser comparado ao pulmão de uma empresa. Quando as compras são bem-feitas, o sistema fluirá normalmente. Quando são malfeitas, podem causar problemas que levam, a casos extremos, ao fechamento do negócio.

Portanto, gerenciar as compras é uma necessidade estratégica que pode envolver todos os departamentos de uma empresa, visando promover melhor usabilidade dos recursos e gerar, a partir disso, o lucro. Para desempenhar essa atividade da melhor forma possível, é preciso encontrar o perfeito equilíbrio entre fornecedores, clientes, custo e entrega de produtos comprados.

Assim, para definir as regras de compra da sua empresa, estabeleça o objetivo para a aquisição de novos produtos, planejando o papel de cada um dentro da gestão da empresa. É indispensável, também monitorá-los, controlando rigorosamente não só o que vem de fora, mas, também, os dados de compra que são gerados no intuito de trazê-los.

Aposte em uma planilha de organização que contenha a descrição dos produtos, seu custo, os fornecedores e o estoque geral. Inventariar o que se tem é um dos primeiros passos para ter conhecimento do que a empresa realmente precisa. Fazer uma lista de fornecedores é essencial para que a empresa tenha o entendimento de quem são e como poderão supri-la no que é necessário para as suas atividades.

As regras de compras também devem passar, invariavelmente, pelo bom relacionamento que sua empresa tem com os fornecedores, pois em larga escala é exatamente isso o que vai fazer com que você consiga entregas no prazo e alto poder de negociação. Essa parte é fundamental, principalmente para garantir que as compras não gerem prejuízos, elevem os valores de vendas dos produtos ou serviços e corrão o risco de não sair de seu estoque.

Por fim, como um ciclo que se fecha, a gestão de estoque é o que vai moldar as regras de compras e as necessidades de ter uma ampla relação de fornecedores. Gerenciá-lo é como tentar encontrar soluções para disponibilizar produtos de maneira máxima, criando o menor estoque possível. Ou seja: comprando pouco para vender muito e repondo apenas o necessário.

COMO FUNCIONA A ÁREA DE COMPRAS DE UMA EMPRESA?

Geralmente as compras são feitas através de um departamento específico, que se torna responsável por obter todos os insumos necessários a um processo produtivo saudável.

Esse setor vai desempenhar, de maneira padronizada, as seguintes tarefas:

1️⃣ Cotação de preços de insumos e produtos;

2️⃣ Emissão de ordem de compras;

3️⃣ Negociação com os fornecedores;

4️⃣ Recebimento e comparação de propostas;

5️⃣ Liberação da verba para a compra;

6️⃣ Organização das notas fiscais dos produtos adquiridos.

O departamento de compras deve ser visto como a engrenagem essencial da empresa, trabalhando para que suas atividades de rotina ocorram sem deficiências ou interferências. O resultado da falta de organização e controle nas compras pode gerar uma produção ineficiente, produtos de baixa qualidade e, consequentemente, a insatisfação do cliente.

Por tudo isso, o setor de compras vai interferir na competitividade da empresa e na definição da estratégia de preços através das margens de lucro. É indispensável, portanto, ter dentro desse departamento pessoas que saibam negociar e o façam bem, para que a margem de contribuição da empresa sobre as compras esteja sempre em níveis satisfatórios.

Vale lembrar que, para a saúde financeira da empresa, não basta ter verba para utilizar em qualquer compra. Ter dinheiro não significa, necessariamente, poder gastar o dinheiro, e quem vai conseguir otimizar esse processo com claros objetivos de compra, alinhados aos objetivos estratégicos da organização, é a equipe de compras.

Para contratar bons profissionais para essa função, lembre-se que serão atribuídos a eles as seguintes responsabilidades:

✔ Estabelecer o fluxo de compras de materiais;

✔ Reduzir os problemas em diversas outras áreas, a partir da aquisição correta de produtos e serviços;

✔ Viabilizar o aumento do lucro da empresa através do bom uso dos recursos financeiros;

✔ Obter produtos e serviços na quantidade e qualidade necessárias;

✔ Ter boa relação com os fornecedores;

✔ Saber fazer comparação de mercado;

✔ Organizar os processos que garantam o melhor custo-benefício.

 

Além disso, o setor de compras precisa determinar todas as especificações para cada compra feita pela empresa, além de selecionar o melhor fornecedor e administrar o andamento de todos os pedidos de compras.

Comprar não significa apenas pesquisar, comprar e pagar materiais e produtos.

Existe uma lógica de trabalho nesse setor, cujas principais etapas são feitas em 10 passos:

📌 Selecionar os melhores fornecedores disponíveis;

📌 Cadastrar esses fornecedores;

📌 Fazer coleta de preços;

📌 Determinar a logística de entrega do material;

📌 Analisar as propostas orçamentárias enviadas;

📌 Estudar as possibilidades através do viés do preço, qualidade e prazo de entrega;

📌 Negociar os preços e prazos;

📌 Receber e armazenar a compra;

📌Criar um fluxo seguro para que as necessidades da empresa sejam atendidas;

📌 Administrar o giro do estoque.

COMO ESTABELECER OS PERÍODOS DE COMPRAS SEM AFETAR O ESTOQUE?

A disponibilidade de um bom estoque vai interferir diretamente nos lucros e resultados da empresa. Por isso, a gestão de compras deve estar intimamente ligada à gestão de estoques. Caso contrário, um setor pode acabar criando gargalos no outro e trazendo problemas difíceis de serem contornados.

Para estabelecer os melhores períodos de compra, é preciso realizar o controle de estoque de maneira cuidadosa, uma vez que os produtos armazenados devem estar em quantidade necessária para manter em ordem o controle orçamentário. Ter um estoque com deficiência de produtos pode gerar problemas logísticos e de entrega, enquanto que, por outro lado, ter um estoque excedente pode causar gastos excessivos e indeléveis.

O equilíbrio do estoque é o principal fator a se considerar para a realização de novas compras. Nesse ponto, o empreendedor ou sua equipe precisam levar em consideração a rotatividade do estoque, compreendendo qual é o seu giro habitual e em quais quantidades, e intervalo de tempo, eles precisam ser repostos.

Algumas dicas para ter uma boa noção dos períodos de compra para cada produto ou serviço empresarial são:

  • Coloque o estoque atual dentro do orçamento empresarial, fazendo um inventário estratégico do que existe e o que precisa;
  • Faça um planejamento de compras que priorize os produtos de maior rotatividade;
  • Levante os custos de aquisição dos produtos e cruze os dados com os de produção, caso a própria empresa possa fazer o que quer comprar fora.

Cada item do orçamento empresarial vai servir para melhorar o controle de estoque e entender quando, quanto e onde o setor de compras precisará trabalhar com novos preços.

COMO FAZER O PLANEJAMENTO ANUAL DE COMPRAS PARA
MANTER O CONTROLE FINANCEIRO E DE ESTOQUE?

O primeiro passo para o sucesso do planejamento anual de compras é incluir no documento todos os custos possíveis para a aquisição de novos produtos, desde os custos dos materiais até os operacionais fixos, passando por logística e transporte, redistribuição e outros adicionais.

O planejamento precisa estar apto, também, a monitorar os níveis de inventário de estoque, uma vez que muito estoque significa muita despesa, aumentando diversos custos indiretos.

Automatizar a gestão de estoques pode ser uma boa ideia para empresas que tenham uma quantidade maior de produtos a comercializar e não conseguem, manualmente, dar conta de toda a demanda. Hoje, existem inúmeros softwares específicos para auxiliar o empreendedor nesta tarefa.

Contudo, a tecnologia dá um bom suporte, mas, sozinha, não vai fazer nenhum milagre. É preciso que as equipes competentes mantenham o estoque organizado e sejam capazes de falar sobre seu giro, para garantir que as compras necessárias venham a ocorrer dentro da velocidade exigida pela movimentação da empresa.

COMO IDENTIFICAR OS MELHORES FORNECEDORES
PARA REALIZAR AS COMPRAS DA MINHA EMPRESA?

Uma das principais falhas das empresas é não ter alinhamento institucional com seus fornecedores de materiais, equipamentos e serviços, gerando gargalos de comunicação que podem culminar em erros no processo de compra e venda.

O primeiro passo para identificar os melhores fornecedores para realizar as compras da sua empresa é estudar se o fornecedor escolhido está alinhado aos valores e necessidades da organização, para que a relação entre as partes seja saudável e dure por um longo tempo.

Como fazer isso?

📌Através de uma pesquisa de mercado aprofundada, que leve em consideração várias possibilidades de parceria, antes de inserir cada fornecedor em seu banco de dados.

📌 Avalie cada um desses nomes através de sua reconhecida eficiência nos processos, cumprimento de prazos de entrega, melhores preços e transparência, dentre outros itens que sejam cruciais ao que você quer desenvolver.

📌 Leve sempre em consideração o depoimento de outros clientes, que são testemunhos oficiais de como a potencial empresa parceira age.

📌 Ao escolher os fornecedores, faça o alinhamento institucional com eles, contando sobre as demandas de sua cadeia produtiva, em qual etapa eles vão entrar e a importância, para a natureza do seu negócio, em manter o fornecimento fluindo de acordo com o combinado.

Outras dicas para identificar os melhores fornecedores são:

📌 Cheque o tempo de mercado que o fornecedor tem, e peça para ver seu histórico de atendimentos;

📌 Avalie quais podem te atender dentro dos prazos de recebimento da sua empresa, ou seja, da capacidade de giro interno que você tem;

📌 Atente-se à qualidade dos produtos que o fornecedor disponibiliza, pedindo uma amostra sempre que possível.

Para armazenar materiais, contrate uma consultoria de logística de armazenagem que entenda como otimizar os processos e vão melhorar o layout da empresa através de melhorias pontuais na movimentação e no fluxo de materiais. Elas podem sugerir o uso de novos equipamentos, tanto para fazer um trabalho mais ágil quanto para evitar acidentes, e vão te guiar na busca pelo melhor custo-benefício de cada investimento.

Por fim, aposte no fator humano como princípio de mudança nas regras de movimentação e armazenagem. Quanto mais autonomia os setores tiverem, mais integrados com o propósito da empresa os colaboradores se sentirão. Garantir uma boa comunicação entre os funcionários é a regra de ouro para conseguir sucesso nesse tipo de empreitada.

👀 ATENÇÃO

Nunca dependa de um único fornecedor.
Por mais que você goste muito da empresa parceira que tem hoje, certifique-se que você não depende apenas dela para que seu negócio continue fluindo.
Assim você não corre o risco de ter suas estratégias comprometidas, ou atividades interrompidas, caso o fornecedor oficial não dê mais continuidade aos trabalhos.
Fazer uma base de fornecedores é crucial para não causar problemas
em sua linha de produção. 

O QUE É CENTRAL DE COMPRAS?

A central de compras é um grupo de empreendedores ou empresas que se juntam para melhorar o poder de negociação com determinados fornecedores, a partir da demanda em comum. Quando os fornecedores escolhidos não entregam produtos em pequenas quantidades, como precisam principalmente as PMEs, essas empresas se juntam para chegar à quantidade mínima, ou ultrapassá-la, e conseguir, assim, barganhar os melhores preços.

Saber se é viável ou não participar de uma central de compras vai depender, exclusivamente, da natureza do negócio e dos objetivos estratégicos da empresa. Existem os prós e contras nessa modalidade, que devem ser analisados e amparados no seu modelo de negócios vigente. Contudo, é inegável que, quando aplicável, a central de compras pode ser de grande ajuda para uma empresa.

Os principais pontos de atenção dessa modalidade de aquisição podem ser definidos através das atribuições do departamento de compras.

São eles:

➡️ Melhor possibilidade de cotação, dentro das ofertas dos fornecedores e suas diversas variações;

➡️ Criação de uma central única responsável pelas compras, que vai avaliar as necessidades das empresas e eleger os melhores fornecedores para todas elas;

➡️ Possibilidade da criação de uma plataforma unificada de gestão, específica para as centrais de compra, que vão focar nos processos coletivos desde a cotação até o relatório de desempenho;

➡️ Otimização do tempo das equipes individuais do setor de compras, já que as centrais utilizam de aparatos tecnológicos para resolver seus processos;

➡️ Aumento da capacidade de negociação com fornecedores em esferas coletivas, reduzindo valores e aumentando a qualidade da aquisição e entrega;

➡️ Organização dos próximos passos da compra de acordo com as necessidades das empresas associadas às centrais.

Os relatórios estratégicos formalizados pelas centrais de compra podem gerar os acompanhamentos coletivos e a interação entre as empresas, que avaliam continuamente se o processo está ou não satisfatório.

Fazer parte de uma central de compras pode ser uma escolha vantajosa não só para conseguir as melhores negociações com os fornecedores, mas, também, para conhecer e estabelecer contato com outros empresários. Isso pode estimular o pensamento coletivo de melhorias para o setor de atuação e, também, inúmeras parcerias para a geração de visibilidade mútua.

Tudo isso visando o lucro através da excelência nas compras e na gestão do estoque de cada empresa.

Uma boa gestão de compras pode significar a diferença entre o lucro e o prejuízo de um negócio. Para isso o empreendedor precisa ficar atento e entender como equilibrar os setores de compras, logística e vendas da empresa. Além disso é importante ter uma boa rede de fornecedores que garantam o fornecimento dos insumos, produtos e serviços com qualidade, preço e cumprimento dos prazos acordados. 

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